வாடிக்கையாளர் சேவை கடிதங்கள் எடுத்துக்காட்டுகள்

நீங்கள் ஒரு புகாரை அனுப்பும்போது அல்லது உங்கள் வாடிக்கையாளர் சேவை உதவிகளுக்கு கோரிக்கை விடுக்கும்போது உங்கள் குறிக்கோளை அடையுங்கள். வாடிக்கையாளர் சேவை கடிதம் போரில் வெற்றிபெறுவதன் மூலம் உங்கள் சொந்த விரக்தியைக் கையாள்வதன் மூலம், ஒரு தீர்வுக்கான ஒரு கண்ணியமான, ஒத்திசைவான கோரிக்கையை ஒன்றாக வைத்துக் கொள்ளுங்கள். சில எளிய வழிகாட்டுதல்களை பின்பற்றுவதன் மூலம் ஒரு வாடிக்கையாளர் சேவை கடிதத்தை எழுதுங்கள், செய்தித்தாள் செய்தியாளர்களிடையே உள்ள பாரம்பரியத்தைப் போலவே.

யார்?

கவனமாக உங்கள் கடிதம் முகவரி. "நீ அதை அனுப்புகிறாயா என்று உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள் … அதைச் செயல்படுத்தும் ஒருவர்," என்கிறார் ரோசலி மாகியோ என்கிறார்.

பொருத்தமான பெயரையும் முகவரிகளையும் ஆராயுங்கள்; யூகிக்க வேண்டாம் அல்லது நினைக்க வேண்டாம். உங்கள் புகாரை "வாடிக்கையாளர் சேவைத் திணைக்களம்" என்றழைக்கப்படும் பொருத்தமான தெரு முகவரியுடன் "ஜான் ஸ்மித், வாடிக்கையாளர் சேவை இயக்குநர், ஏபிசி கேஜெக்ட் கார்ப்பரேஷன்" க்கு வழங்கவும்.

தகவலுக்காக நிறுவனத்தின் அலுவலகத்தை அழைக்கவும், ஹூவர் (கீழே உள்ள ஆதாரம்) போன்ற ஆன்லைன் ஆதாரங்களைத் தேடவும், உங்களுக்கு அதிக உதவி தேவைப்பட்டால், சிறந்த வணிகப் பணியகத்தை முயற்சிக்கவும்.

எங்கே, எப்போது?

உங்கள் கடிதத்தில் கண்ணியமான மொழியைப் பயன்படுத்துங்கள். உங்கள் புகாரின் தலைப்பாக இருக்கும் தயாரிப்பு அல்லது சேவையை அடையாளம் காணவும். மாதிரி, மாதிரி, ஆண்டு, டெலிவரி தேதி அல்லது நிறுவல் தேதி போன்ற விவரங்களை குறிப்பிடவும்.

"பிரச்சனையை விவரிக்கும் போது, குறிப்பிட்டதாகவும், புள்ளிவிபரமாகவும் இருக்க வேண்டும், தயாரிப்பு 'வேலை செய்யவில்லை' என்பது போதுமான தகவலை வழங்குவதாக இல்லை என்றும் உங்கள் புகாரின் விரிவான சுருக்கம் உங்கள் பிரச்சனையை தீர்ப்பதில் நிறுவனத்திற்கு உதவுகிறது என்றும் ராக்கெட் லேயர் வலைத்தளம் கூறுகிறது, இது வாடிக்கையாளர் புகார் கடிதம் வார்ப்புருவை வழங்குகிறது.

"மூன்று வாரங்களுக்கு முன்பு ஒரு மாக்னாட்ஜெட் செட் வாங்கினேன், நான் அதைத் திறக்காதபொழுது சிக்கல்களை சந்திக்க ஆரம்பித்தேன், கேஜெட்டுகள் ரேக் அல்லது கைப்பிடியில் தங்காது", "உங்கள் தயாரிப்புகள் துர்நாற்றம்!" உங்கள் புகாரைக் கேட்டுக்கொள்ள வேண்டிய கருவிகளுடன் நிறுவனத்தை வழங்குங்கள்.

எப்படி?

சிக்கலைத் தீர்க்க இதுவரை நீங்கள் எடுத்துக் கொண்ட படிகளை பட்டியலிடுங்கள். நீங்கள் என்ன செய்தீர்கள், நீங்கள் பெற்ற பதிலை விளக்கவும்.

"நான் செட் வாங்கிய அங்காடி மெட்ரோவில் உங்கள் உள்ளூர் வாடிக்கையாளர் சேவை துறைக்கு என்னை அழைத்துச் சென்றது.அந்த அலுவலகத்தில் மிஸ்டர் ஜார்ஜ் ஆலென்ன்பி அவர்கள் எனக்கு தள்ளுபடி கிடைக்கவில்லை எனில், நம்பகமான கேஜெட்டுகளுக்கான புகழ் மற்றும் இதுவரை பதிலுக்கு நான் மிகவும் ஏமாற்றம் அடைகிறேன்."

பிரச்சனைக்கு ஒரு குறிப்பிட்ட மற்றும் திருப்திகரமான தீர்வை வழங்குதல். "ஏபிசி ஒரு நல்ல தயாரிப்பு என்று நான் நம்புகிறேன், இது கம்பெனிக்கு ஒரு சிறிய சறுக்கலாக இருக்கலாம், ஆனால் அது எனக்கு பெரிய பிரச்சனையாகும், ஏபிசி குறைபாடுள்ள மாக்னாட்ஜெட் அமைப்பை மாற்றினால், நான் மகிழ்ச்சியாக இருப்பேன்." நிறுவனம் சரியானவற்றைச் செய்ய ஒரு வழியைக் கொடுங்கள், ஆனால் நியாயமானதாக இருக்க வேண்டும்.

ஏன்?

நீங்கள் சிகிச்சை செய்ய விரும்பும் கடிதத்தைப் பெறுங்கள்: கண்ணியம் மற்றும் உறுதியான நல்ல நடத்தை நீங்கள் முரட்டுத்தனமான மற்றும் ஆபத்தான நடத்தை விட சிறந்த விளைவை தரும். இந்த ஆலோசனையைப் பின்பற்றவும்: "… நீங்கள் தந்திரோபாயமாகவும், உறுதியாகவும் நினைவில் கொள்ளுங்கள், நீங்கள் தவறு செய்திருந்தால், உங்கள் துப்பாக்கிகளுக்கு ஒட்டிக்கொண்டு, சிக்கல் சரி செய்யப்படும் வரை திருப்தி கொள்ளாதீர்கள்" என்று கடிதத்தில் எழுதுகையில் மார்கரெட் மெக்கார்த்தி எளிதானது. கடிதத்தின் பெறுநரை மரியாதைக்குரிய மற்றும் நியாயமான அணுகுமுறையுடன் மதிப்பிடுங்கள், மேலும் உங்கள் திருப்திக்குத் தீர்வு காண்பதற்கான அதிக வாய்ப்பு கிடைக்கும்.