பல நிறுவனங்கள் தங்களுக்கான தொனியை அமைப்பதற்காக வரவேற்பாளரை நம்பியுள்ளன. ஆயினும்கூட அவர்கள் குறிப்பிட்ட வேலை நிலையை நிரப்புவதற்கு குறைந்தபட்ச நேரத்தை செலவிடுகிறார்கள், அதற்கு பதிலாக "தொழில்முறை" பணியாளர்கள் மீது கவனம் செலுத்துகிறார்கள்.
வாடிக்கையாளர்களை சந்திப்பதற்கும், தொலைபேசிகளுக்குப் பதிலளிப்பதற்கும் ஒரு குறிப்பிட்ட நபரின் நபர் பொருள். ஒருவரைப் பற்றி ஒரு கெட்ட காரியத்தைச் செய்யாத ஊழியர், நட்பு மற்றும் உற்சாகம் மற்றும் மக்களை தயவுசெய்து நேசிப்பது இந்த நிலைக்கான சிறந்த பொருத்தமாகும்.
ஒரு நல்ல வரவேற்பாளர் ஒரு தனித்துவமான பிளேயருடன் தொலைபேசிக்கு பதிலளிக்கிறார், ஒரு குறிப்பிட்ட வார்த்தையை வலியுறுத்துகிறார். தொலைபேசி முகம் மற்றும் உண்மையான முடிவு என்னவென்றால், மற்றவரின் முடிவு என்னவென்பது குறித்து ஒரு புன்னகையுடன் பதிலளிக்க வேண்டும். அடிக்கடி, அலுவலகங்கள் குரல் அஞ்சல் கணினிகளில் தங்கியிருக்கின்றன. இது வரிக்கு மறுமுனையில் ஒரு மகிழ்ச்சியான, நட்பான, நேரடி குரலை இழக்க ஒரு சிறந்த வழியாகும்.
உங்களுடைய வாடிக்கையாளர்களை கவர்ந்திழுக்கவும், அவரது அலுவலகத்தில் பெருமை கொள்ளவும் உன்னுடைய வரவேற்புரை உங்களுக்கு வேண்டும்.
ஒரு நல்ல வரவேற்பாளர் ஊழியர்களுக்கு ஒரு இடையூறாக இருப்பது முக்கியம். ஊழியர்கள் யாராவது மிகவும் பிஸியாக இருந்தால், வரவேற்பாளர் அதை தெரிந்து கொள்ள வேண்டும். தகவலறிந்த ஒரு வரவேற்பாளர், நியமிக்கப்பட்ட நியமனங்கள் நிராகரிக்காமல் ஊழியர்கள் தேவையற்ற இறுதி நிமிடம் குறைவுகளைத் தவிர்க்க உதவுவார்.
வாடிக்கையாளர்களுடன் ஒரு கலந்துரையாடலை வரவேற்பதற்கு வரவேற்பாளருக்கு இது பொருத்தமாக இருக்கிறது, அது சர்ச்சைக்குரியதல்ல. வரவேற்பாளரின் தத்துவத்தை நிறுவனம் முழுவதுமாக பிரதிபலிப்பதாக உங்கள் வாடிக்கையாளர் அனுமானிக்க விரும்பவில்லை. பொது கேள்விகளும் சிறு பேச்சு பேச்சுகளும் நன்றாக இருக்கின்றன.
வரவேற்பாளர் உங்கள் மார்க்கெட்டிங் அணியின் விரிவாக்கமாக இருக்க வேண்டும். முக்கிய தேதிகள் கண்காணிக்கும், உங்கள் வாடிக்கையாளர் தெரிந்துகொள்ள விரும்பும் தகவலை வழங்குவது, ஆனால் உங்கள் வாடிக்கையாளருக்கு சிறப்பு பரிசு கிடைப்பதை உணர்த்துவது, ஒரு நல்ல வரவேற்பாளர் அதை வைத்திருப்பார்.
வரவேற்பாளர் காபி டேபில் கம்பெனி பிரசுரங்கள் இருப்பதை உறுதி செய்ய வேண்டும், காபி பானை முழுமையாகவும் புதியதாகவும், சாக்லேட் கிண்ணம் ஏற்றும், வாடிக்கையாளர்களுக்கு வரவேற்புப் பகுதியை சுலபமாக நகரும்.
நீங்கள் வகுப்புக் காலண்டர் ஒன்றை நிறுவியிருந்தால், வரவேற்பாளருக்கு திட்டமிடப்பட்ட நியமங்களைப் பார்ப்பதற்கு அணுகல் உள்ளது, அது நடக்கும் என்று ஒரு நல்ல யோசனை இருக்கும். நீங்கள் நெட்வொர்க்காக இருந்தால் இதை எளிதாக செய்யலாம். உங்கள் பிணையத்தில் வரவேற்பாளரை வெறுமனே அனுமதிக்கவும். உங்கள் மின்னஞ்சல் அமைப்பு அதை அனுமதிக்கவில்லை என்றால், நீங்கள் இணையத்தில் ஒரு காலெண்டரை அமைக்கலாம் மற்றும் வரவேற்பாளர் தளத்தில் பற்றி தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய சந்திப்புகளை இடுகையிட அனைவருக்கும் கேளுங்கள்.
