எழுதப்பட்ட வாடிக்கையாளர் புகார்கள் நீங்கள் இருக்கலாம் என்று வாடிக்கையாளர் பிரச்சனை மிகவும் மோசமான வகை இருக்கலாம். தொலைபேசியை எடுத்துக் கொள்வதற்கு ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு கிட்டத்தட்ட நேரம் எடுக்கும், ஆனால் உண்மையில் உட்கார்ந்து, அவளுடைய கவலைகள் நேரத்தையும் செறிவையும் எடுக்கும்படி எழுதுங்கள். இந்த வாடிக்கையாளர் உங்களை ஒரு சூழ்நிலையை மாற்றுவதற்கும், கோபம் நிறைந்த ஒரு நபர் மகிழ்ச்சியுடன் திருப்திகரமான திருப்திகரமான வாடிக்கையாளராக மாற்றுவதற்கும் உங்கள் மிகப்பெரிய வாய்ப்பை வழங்குகிறது.
உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்
-
பிரிண்டர்
-
லெட்டர்ஹெட் எழுதுபொருள்
-
கூப்பன்கள்
அடிப்படை வாடிக்கையாளர் சேவை விதிகள் இந்த சூழ்நிலையில் வேறு எந்தவொரு விஷயத்திலும் பொருந்தும். வாடிக்கையாளரைக் கேளுங்கள், நிலைமையைச் சரிசெய்ய அவர் என்ன செய்ய விரும்புகிறார் என்பதைக் கேளுங்கள், வாடிக்கையாளரை திருப்தி செய்ய எடுக்கும் செயலைச் செய்யுங்கள்.
கடிதத்தில் ஒவ்வொரு வார்த்தையையும் கவனமாக படித்து வாடிக்கையாளரைக் கேளுங்கள். நபர் கோபமடைந்தால், அவர் நிறைய உணர்வை உருவாக்க முடியாது, ஆனால் பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில் அவரது பிரச்சனை வெளிப்படையாக இருக்கும். மோசமான தயாரிப்பு அல்லது ஏழை வாடிக்கையாளர் சேவை என்பது, இந்த வாடிக்கையாளருடன் தவறாக நடந்தது என்பதைத் தீர்மானிக்கவும்.
இந்த வாடிக்கையாளர் அதை சரியாக செய்ய விரும்புகிறார் என்பதை அறியவும். பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில் இந்த கடிதத்தின் மூலம் வெளிப்படையாக இருக்கும். அவர் ஒரு இலவச தயாரிப்பு கேட்கிறார் அல்லது நீங்கள் ஒரு முரட்டுத்தனமான காசாளர் பற்றி என்ன செய்ய போகிறோம் என்று தெரிய வேண்டும். முடிந்தால் அவரை தொடர்புகொள்வதற்கு முன்பு ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளரின் பிரச்சனையுமே ஒரு உறுதியான தீர்வை தீர்மானிக்கவும்.
வாடிக்கையாளர் மகிழ்ச்சியுடன் செய்யுங்கள், எந்த விஷயமும் இல்லை. அவள் ஒரு உணவை உட்கொண்டால், ஒரு முழுமையான இலவச உணவை வழங்குங்கள். ஒரு குழு உறுப்பினருடன் ஒரு சிக்கல் ஏற்பட்டால், அந்த குறிப்பிட்ட பணியாளரைத் தக்கவைப்பதற்காக எடுக்கப்படும் படிகளை எழுதுங்கள். இந்த நபர் மீது சாதாரண வாடிக்கையாளர் சேவைக்கு மேலேயும் அதற்கு அப்பாலும் செல்லுங்கள்.
நீங்கள் எழுதியிருந்தால், நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட் காகிதத்தில், நேர்த்தியாகவும், மரியாதையாகவும் எழுதுங்கள். பிரச்சனை தீர்க்கப்பட வேண்டும் என்று வாடிக்கையாளரை உறுதிப்படுத்தவும், அது தீர்க்கப்பட வேண்டிய வழிகளை விரிவாகவும் சில கூடுதல் மதிப்பை வழங்குவதற்கான வாய்ப்பையும் சேர்க்கவும். உதாரணமாக, நீங்கள் ஒரு உணவகத்தில் வேலை செய்கிறீர்கள் என்றால், வாடிக்கையாளர் சொல்லுங்கள், நீங்கள் அடுத்த முறை வந்தால் ஒரு இலவச இனிப்பு கொடுங்கள்.
எச்சரிக்கை
உணவு சேவைத் தொழிலில் நீங்கள் பணியாற்றி வருகிறீர்கள் என்றால், உணவு அல்லது குடும்ப உறுப்பினர்கள் உடம்பு சரியில்லை என்று உங்கள் வாடிக்கையாளர் கூறிவிட்டால், நீங்கள் மருத்துவ துறையின் அதிகாரிகளை தொடர்பு கொள்கிறீர்கள் என்பதைத் தெரிந்து கொள்வதற்குத் தவிர வேறொன்றை எழுதுங்கள். அனைத்து கடிதங்களையும் சேமிக்கவும் மற்றும் ஆரோக்கிய திணைக்களத்திற்கு புகைப்படங்களை வழங்கவும். எழுதப்பட்ட பதில்கள் உங்கள் நிறுவனத்திற்கு எதிரான வழக்குகளில் பயன்படுத்தப்படலாம், எனவே எந்த சட்டபூர்வ உறுதிப்பாடும் செய்யப்படுவதற்கு முன்னர் வாடிக்கையாளருக்கு எழுத்துப்பூர்வமாக எதுவும் எழுத முடியாது.
