நீங்கள் உங்கள் வணிகத்தை மூடுகிறீர்கள். ஒருவேளை நீங்கள் ஓய்வுக்கு அல்லது வேறொரு துணிகர வாய்ப்பைப் பெறலாம். அனைத்து தொழில்களும் கடிதத்தை உருவாக்குகின்றன, மேலும் உங்கள் வணிக மூடப்பட்டுவிட்டால், அந்த ஆவணங்களை வைத்திருக்க எவ்வளவு காலம் தேவை எனக் கேட்க வேண்டும்.
ரெக்கார்ட்ஸ் வைத்திருப்பதற்கான காரணங்கள்
உள் வருவாய் சேவை மற்றும் அரச கருவூல துறைகள் போன்ற அரசு முகவர், கடந்த பல வணிக ஆவணங்களைக் கோரக்கூடிய மிக அதிக நிறுவனங்கள் ஆகும். தேவைகளை பூர்த்தி செய்வதற்கான தேவை, ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் வரி வருமானத்தில் தாக்கல் செய்யப்பட்ட தகவல்கள் ஆகியவற்றின் தேவை அனைத்து வர்த்தக தொடர்பான பதிவையும் வைத்து மதிப்புமிக்கதாக இருக்கும். ஒரு நிறுவனத்திற்கு எதிராக மோசடி விசாரணை அல்லது பிற சிவில் அல்லது குற்றவியல் நடவடிக்கைகள் போன்ற சில சந்தர்ப்பங்களில் பல வியாபார விஷயங்களில் வரம்புகள் கொண்ட ஒரு சட்டம் இருப்பினும், நிகழ்வுகள் எவ்வளவு காலத்திற்கு முன்பு இருந்தன என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல் கடந்த வியாபார பதிவுகள் தேவைப்படலாம். பழைய வியாபார பதிவுகள் பயனுள்ளதாக இருக்கும்போது உங்களுக்குத் தெரியாது, எனவே சாத்தியமான எல்லா வியாபார ஆவணங்களையும் வைத்திருக்க வேண்டும் என்பது அறிவுறுத்தப்படுகிறது. பொது ஆவணங்களைக் காப்பாற்ற வேண்டிய நேரம் நீட்டிக்கப்பட வேண்டும் என பொது வழிகாட்டு நெறிகள் உள்ளன.
குறிப்பிட்ட பொருள் வைத்திருக்கும் காலம்
தாக்கல் செய்யப்பட்ட தேதியிலிருந்து, குறைந்தபட்சம் மூன்று ஆண்டுகளுக்கு ரத்து செய்யப்பட்ட காசோலைகள், வங்கி வைப்புத்தொகைகள், கிரெடிட் கார்டு அறிக்கைகள் மற்றும் பொது வழித்தடங்களை நடத்த வேண்டும். வங்கி அறிக்கைகள், சரக்குப் பதிவுகள், பொருள் விவரங்கள், விற்பனைப் பதிவுகள், பணப்பதிவு நாடாக்கள், W-2 கள், 1099 கள் மற்றும் குறைந்தபட்சம் ஆறு ஆண்டுகளுக்கு பிற வரி தாக்கல் ஆவணங்களை வைத்திருக்கவும். உங்கள் வணிக நிறுவனம் ஒரு நிறுவனமாக அமைக்கப்பட்டிருந்தால், குறைந்தது மூன்று ஆண்டுகளுக்கு மாதாந்திர மற்றும் காலாண்டு பெருநிறுவன நிதி அறிக்கைகளை வைத்திருங்கள்.
பதிவுகளை காலவரையின்றி வைத்திருக்க வேண்டும்
பணியாளரின் இழப்பீடு, ஓய்வூதியப் பதிவுகள் மற்றும் பணியாளர் வருமான வரி முறிவு போன்ற, உங்களுடைய நீண்ட காலத்திற்கான சேமிப்பக பணியாளர்கள் மற்றும் தொடர்புடைய ஆவணங்கள். வேலையில்லாதிருப்பிற்கான ஒரு முன்னாள் நிறுவன ஊழியர் கோப்பு, ஒரு புதிய வேலைக்கு பொருந்துகிறது, அல்லது அவருடைய வேலை நேரத்திற்கு மீண்டும் மீண்டும் தொடர்பு கொண்டால், இந்த பதிவுகளை அணுகக்கூடியவை மிக மதிப்பு வாய்ந்ததாக இருக்கும். நிறுவனமானது வியாபாரத்தில் இல்லை என்றாலும், பெருநிறுவன சம்பந்தப்பட்ட அனைத்து ஆவணங்களும் காலவரையின்றி வைக்கப்பட வேண்டும். அத்தகைய ஆவணங்கள் இணைப்பதற்கான சான்றிதழ், நிமிடங்கள், தொழிலாளர் ஒப்பந்தங்கள், பங்கு பரிவர்த்தனைகள், காப்புரிமைகள் மற்றும் வர்த்தக முத்திரைகளை, மற்றும் எந்த நீதிமன்ற தொடர்பான ஆவணங்கள் ஆகியவை அடங்கும். நிறுவன சொத்துகள் மற்றும் பெறத்தக்க கணக்குகள் மற்றும் செலுத்தத்தக்க கணக்குகள் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.வரம்புகளை தணிக்கை செய்ய வேண்டிய வரி வடிவங்களின் தாக்கல் தேதி முதல் மூன்று ஆண்டுகள் வரம்புகளின் IRS விதி. இருப்பினும், குறிப்பிட்டுள்ளபடி, வருமானம் மற்றும் தள்ளுபடிகளை நிரூபிக்கும் பதிவுகளை முடிந்தால் காலவரையின்றி தக்க வைத்துக் கொள்ள வேண்டும்.
முந்தைய பதிவுகள் கோரலாம் என்று நிறுவனங்கள்
கடந்த ஆவணம் தகவலைக் கோருவதற்கான பெரும்பாலும் ஃபெடரல் ஏஜென்சிகள் உள் வருவாய் சேவை, தொழிலாளர் துறை, சமூக பாதுகாப்பு நிர்வாகம், சமமான வேலை வாய்ப்புக் குழு மற்றும் குடிவரவு மற்றும் குடியுரிமை ஆகியவை ஆகும். வணிக நடவடிக்கைகள் நிறுத்தப்பட்ட பின்னரும் கூட, வரி விதிப்பு மற்றும் உள்ளூர் நகராட்சிகள் போன்ற மாநில அமைப்புக்களுக்கான பதிவுகளும் முடிந்தவரை நீண்ட காலமாக வைக்கப்பட வேண்டும். பாதுகாப்பான இடங்களில் கோப்புகளை சேமித்து வைத்தல், நெருப்பு, வெள்ளம், திருட்டு மற்றும் பிற இழப்புகளிலிருந்து பாதுகாக்கப்படும் இடம். இந்த முக்கியமான பதிவுகள் எங்கு வைக்கப்படுகின்றன என்பதைத் தவிர வேறு எவரும் உங்களுக்குத் தெரிந்திருக்க வேண்டும்.
