வாடிக்கையாளர் சேவையில் குறுக்கீடு, வாடிக்கையாளர்களின் தோல்விகள் மற்றும் விற்பனையின் இழப்பு உட்பட ஒரு தொழிலாளிக்கு பல தலைவலிகளை ஏற்படுத்தலாம். பணியாளரின் புறக்கணிப்பு பற்றி வாடிக்கையாளர்களை எச்சரிக்க ஒரு அறிவிப்புக் கடிதத்தைப் பயன்படுத்துவது ஒரு நேர்மறை, செயல்திறன்மிக்க பொது உறவு மூலோபாயம் ஆகும்.
கடிதத்திற்கு உங்கள் இலக்குகளை அமைக்கவும்
நீங்கள் ஏன் வேண்டுமென்று முடிவு செய்யுங்கள் அல்லது உங்கள் வாடிக்கையாளர்களைத் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும். நீங்கள் தொடர்புகொள்வீர்கள் வாடிக்கையாளர்களின் பல்வேறு தேவைகளுக்கு பல்வேறு கடிதங்களைத் தட்டச்சு செய்ய உதவும் புல்லட்-புள்ளி பட்டியலைப் பயன்படுத்தவும். உதாரணமாக, சில வாடிக்கையாளர்களுக்கு அவர்களின் விநியோகங்கள் அல்லது வாடிக்கையாளர் சேவையில் தடங்கல் ஏற்படாது என்பதை நீங்கள் உறுதிப்படுத்த வேண்டும். மற்ற வாடிக்கையாளர்களுக்கு உங்கள் நிறுவனத்தின் ஒரு புதிய தொடர்பு இருப்பதை அறிந்திருக்க வேண்டும், அந்த நபர் யார், புதிய பிரதிநிதி அவர்களை அழைப்பார் என்று நீங்கள் கூற வேண்டும். நீங்கள் வதந்திகளை உரையாட விரும்புகிறீர்கள், வெளிநடப்பு ஊழியர், நீங்கள் செயல்படுவதற்கு உத்தேசித்துள்ள, அல்லது ஊழியர் நல்ல முறையில் விட்டுக்கொடுப்பதாக நீங்கள் விரும்பும் ஒரு போட்டியைக் கொண்டிருக்க வேண்டும் என்று வாடிக்கையாளர்களுக்கு தெரிவிக்க வேண்டும்.
பணியாளரிடம் பேசுங்கள்
வாடிக்கையாளர்களுடன் தொடர்பு கொள்ள உங்கள் திட்டத்தை விவாதிக்க ஊழியருடன் சந்தி. குறிப்பிட்ட வாடிக்கையாளர்களுடன் அவருடன் உறவு, அவர்களின் வரலாறு மற்றும் தேவைகளைப் பற்றிய அறிவு மற்றும் அவற்றின் சாத்தியமான கவலையைப் பற்றிய எண்ணங்கள் ஆகியவற்றை அடிப்படையாகக் கொண்டு, உதவிக்குறிப்புகளுக்கு பணியாளரைப் பற்றி கேட்கவும். அவர் புறப்படுவதற்கான காரணத்தை நீங்கள் விரும்பினால், அந்த கடிதத்தை விட்டு வெளியேற வேண்டும் என்றால், பணியாளரிடம் கேளுங்கள். நீங்கள் ஊழியர்களிடமிருந்து தவறான அடிப்படையில் பிரித்திருந்தாலும், நீங்கள் எந்தவொரு பாலத்தையும் எரித்து சந்தையில் எவருக்கும் நற்பெயரைக் கொடுப்பதில்லை.
பெறுநர்களைத் தீர்மானித்தல்
கடிதத்தின் பெறுநர்களின் பட்டியலை எழுதுங்கள், எனவே ஒவ்வொருவரிடமும் நீங்கள் உள்ளடக்கங்களைச் சேர்க்கலாம். கிளையன்ட் பெயருக்கு அடுத்த ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளரையும் நீங்கள் எழுதும் காரணங்களை ஆவணப்படுத்தி, அந்த வாடிக்கையாளர் கடிதத்தில் நீங்கள் சேர்க்க அல்லது அகற்ற விரும்பும் குறிப்பிட்ட உள்ளடக்கத்தைப் பற்றி குறிப்புகள் செய்யுங்கள்.
முதல் வரைவை எழுதுங்கள்
கடிதத்தின் முதல் வரைவு எழுதி, கிளையன்ட் பெயரைக் குறிப்பிடுக. "பயிற்சி பெற்ற, தொழில்முறை ஊழியர்களால் சிறந்த வாடிக்கையாளர் சேவையை வழங்குவதில் எமது திறமைக்கு XYZ Co. எப்பொழுதும் பெருமைப் பட்டுள்ளது.", பின்னர் உங்களுடைய ஊழியர் வெளியேறும்போது வாடிக்கையாளரை எச்சரிக்கவும், அந்த தகவலை சேர்க்க முடிவு செய்தார். வாடிக்கையாளர் எந்தவொரு கவலையும் தெரிவிக்கலாம் மற்றும் நீங்கள் எவ்வாறு அவர்களை தொடர்புகொள்ளலாம் என்று சொல்லவும். வாடிக்கையாளரின் புதிய தொடர்பு மற்றும் தொடர்புத் தகவலை அறிமுகப்படுத்தி, பொருந்தும் மாற்றீட்டு தேதிகள் சேர்க்கப்பட வேண்டும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். புதிய வாரம் இந்த வாரம் அறிமுகப்படுத்த அழைப்பு விடுக்கும் உண்மை, நீங்கள் வெளியே நிற்க விரும்பும் எந்த முக்கியமான தகவல்களையும் அழைக்கும் ஒரு போஸ்ட்ஸ்கிரிப்ட் சேர்க்கவும். கிளையன் ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால் வாடிக்கையாளருக்கு உங்களை தனிப்பட்ட முறையில் தொடர்புகொள்வதற்கான அழைப்பு மூலம் முடிக்கலாம்.
கடிதத்தை முடிக்கவும்
உங்களுடைய முக்கிய மேலாளர்கள் மற்றும் ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளரின் புதிய தொடர்பும் உள்ளீட்டைப் பயன்படுத்த நீங்கள் உருவாக்கும் வெவ்வேறு கடிதங்களின் வரைவை மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள். உங்கள் கிளையன் கடிதத்தின் முதல் வரைவில் நீங்கள் உள்ளீட்டை பெற்றவுடன், இறுதி பிரதிகள் உருவாக்கவும். கையொப்பமிடப்பட்டு விநியோகிக்கப்படுவதற்கு முன்னர் இறுதி வரைவு ஊழியர்களைப் பார்க்கவும்.
