வாடிக்கையாளர்களுக்கு நற்செய்தியை எப்போதும் வழங்குவதில் மகிழ்ச்சி, ஆனால் எல்லா செய்திகளும் நல்லதல்ல. வாடிக்கையாளர் ஒரு எதிர்மறை வணிக கடிதம் அனுப்ப நேரம் இருக்கும் போது, அது செய்தி தன்னை இல்லை கூட உங்கள் உறவு நேர்மறை வைத்து நீங்கள் என்ன செய்ய முக்கியம்.
நன்றி நன்றி
ஒரு மோசமான செய்தி கடிதத்தை எழுதுகையில், வாடிக்கையாளர் உடன் முடிந்தவரை நல்ல உறவை பராமரிப்பதில் கவனம் செலுத்த வேண்டும், முடிவெடுப்பது நியாயமாகவும், கெட்ட செய்தி தெளிவாகவும், முடிந்தவரை முடிந்த அளவிற்குக் கூறிவருவதாகவும் காட்ட வேண்டும். தவறான செய்தியை அறிவித்து, எந்தவொரு தீர்வையும் வழங்குவதற்கு முன்பாக வாடிக்கையாளருக்கு வாடிக்கையாளருக்கு நன்றி தெரிவிக்கும் கடிதம். இந்த பிரிவின் குறிக்கோள், வாடிக்கையாளரை நீங்கள் மதிக்கிறீர்கள் என்பதை அறிவதே உங்கள் நேர்மறையான உறவை பராமரிக்க விரும்புகிறது.
உதாரணமாக:
"வங்கிக்கு வரும்போது நீங்கள் பல விருப்பங்களைக் கொண்டுள்ளன என்பது உங்களுக்கு தெரியும், கடந்த ஆறு ஆண்டுகளாக ஃபேக் ஃபினான்ஸுடன் நீங்கள் பணியாற்றத் தேர்ந்தெடுத்திருப்பதை நாங்கள் பாராட்டுகிறோம்."
பேட் நியூஸ் செய்திக்கு செகுவே
நீங்கள் கெட்ட செய்தி சர்க்கரைக்கு விரும்பவில்லை, என்ன நடந்தது என்பதைப் புரிந்துகொள்வது அல்லது தேவையானதை விட அதிக விளக்கமளிப்பது கடினமாக்குகிறது. மேலும், அதிகப்படியான மன்னிப்பு கேட்காதீர்கள். அதற்கு பதிலாக, என்ன நடந்தது என்று விளக்கினார், அது வாடிக்கையாளர் பாதிக்கப்பட்டு மன்னிப்பு எப்படி. உங்கள் வாடிக்கையாளர் நேரம் மதிப்புமிக்கது என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள், அவர்கள் என்ன நடந்தது மற்றும் ஏன் என்று மட்டும் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும்.
உதாரணமாக:
"நேற்று இரவு, உங்கள் கணக்கை பாதிக்கும் ஒரு பிழையை நாங்கள் கண்டுபிடித்துள்ளோம், கடந்த மூன்று மாதங்களில் இருந்து உங்கள் ஆன்லைன் பரிவர்த்தனைகளை துல்லியமாக எங்கள் கணினியில் பதிவு செய்யாமல் தடுத்திருக்கலாம், இதன் விளைவாக உங்கள் கணக்கில் தவறான கட்டணம் அல்லது நிலுவைகளை நீங்கள் கவனித்திருக்கலாம்."
ஒரு தீர்வை வழங்க முயற்சிக்கவும்
விஷயங்கள் தவறாகப் போகும் போது, வாடிக்கையாளருக்குத் தாக்கத்தை குறைக்க நேர்மறையான ஏதாவது ஒன்றை வழங்குவது அவசியம். விஷயங்களை சிறப்பாக செய்ய முயற்சிக்க ஒரு நேர்மையற்ற வழியில் பொய் அல்லது மிகைப்படுத்தாதீர்கள் - உங்கள் நேர்மறையான முக்கிய இருக்க வேண்டும் இல்லை. உதாரணமாக, கிளையண்ட் கடன் மறுத்தால், நீங்கள் ஒரு தவறை ஏற்பட்டுவிட்டால் அல்லது உங்கள் கிரெடிட் நல்லது என்று வாடிக்கையாளரைத் தேற்றுவதற்கு முயற்சிக்க வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்பமாட்டீர்கள்.
உதாரணமாக:
"உங்கள் விண்ணப்பம் நிராகரிக்கப்பட்டது என்று வருந்துகிறோம், சில மாதங்களில் மீண்டும் வருவதற்கு நீங்கள் வரவேற்கப்படுகிறீர்கள், அதேசமயத்தில் உங்கள் கடன் நிலைமை மேம்படுத்தப்படலாம். இதற்கிடையில், நாங்கள் உங்களுக்கு பலனளிக்கக்கூடிய நிதியியல் சேவைகள் பரந்த அளவில் உள்ளன."
பொருத்தமான எங்கே, ஒரு பரிந்துரை செய்ய
நீங்கள் உங்கள் உறவை நிறுத்த வேண்டும் என்றால், வாடிக்கையாளரை மரியாதைக்குரிய போட்டியாளரிடம் பார்க்கவும் அல்லது அவர்களை மீண்டும் ஒரு முறை மீண்டும் அழைத்து செல்லலாம் என்று தெரிவிக்கவும்.
உதாரணமாக:
"உங்கள் பதவிக்கு நான் பதவி நீக்கம் செய்ய முடியாத நிலையில், என் மரியாதைக்குரிய சக ஊழியரான ஜான் பீக் உங்கள் வழக்கை ஏற்றுக் கொள்வதில் மகிழ்ச்சியாக இருப்பார், 888-555-4848 என்றழைக்கப்படும் ஒரு இலவச ஆலோசனையை திட்டமிட அவரை தொடர்பு கொள்ளலாம்."
இது உங்கள் தவறு தான்
மோசமான செய்தி உங்கள் நிறுவனத்தில் உள்ள பிரச்சனையின் விளைவாக இருந்தால், சிக்கல் எப்படி சரிசெய்யப்படும் என்பதை வாடிக்கையாளரிடம் தெரிவிக்கிறீர்கள் என்றால், அந்த ஊழியர் பொறுப்பானவர் ஒழுங்குபடுத்தப்படுவார் அல்லது உங்கள் மென்பொருளை மேம்படுத்தியிருப்பதாக கூறிவிட்டால் கூட.
உதாரணமாக:
"ஊழியர் பிழை காரணமாக உங்கள் கணக்கு உடனடியாக மூடியது என்று வருந்துகிறோம், உங்கள் கணக்கு மீண்டும் திறக்கப்பட்டு, மூடியுடன் தொடர்புடைய அனைத்து கட்டணங்களையும் நாங்கள் திருப்பிச் செலுத்துகிறோம். கணக்குகளைத் தடுக்க, எதிர்காலத்தில் தற்செயலாக மூடிய நிலையில் இருந்து. "
