ஒரு குழுவுக்கு ஒரு சாதாரண கடிதத்தை எழுதுவது - அது ஒரு பள்ளி வாரியம் அல்லது ஒரு சர்வதேச நிறுவனமாக இருக்கலாம் - முதல் பார்வையில் ஒரு கடினமான பணியைப் போல் தோன்றலாம். சிறிய, நிர்வகிக்கக்கூடிய படிகளில் அதை உடைத்து, ஆரம்பத்தில் நீங்கள் எதிர்பார்ப்பதை விட இது மிகவும் எளிதான வழிமுறையாகும். ஒரு வணிகக் கடிதத்தின் அனைத்து விதிகளையும் பின்வருமாறு ஒரு போர்ட்டிற்கான ஒரு சாதாரண கடிதம். உங்கள் கடிதத்தை குறுகிய மற்றும் புள்ளி வைக்க முக்கியம். ஒரு சாதாரண கடிதம் ஒரு பக்கத்தை விட நீண்டதாக இருக்கக்கூடாது, எனவே உங்கள் கடிதம் அதை மீறுகிறது என்றால், நீங்கள் அடிப்படை உண்மைகளுக்கு கீழிறக்கம் வரை எடிட்டிங் வைக்கவும்.
குழுவில் உங்கள் கடிதத்தில் நீங்கள் சேர்க்கப் போகிற விஷயத்தின் பட்டியலை கீழே போடுங்கள். உதாரணமாக, ஒரு வர்க்கப் பயணத்திற்கான பணத்தை கோருவதற்கு போர்டுக்கு எழுதுகிறீர்கள் என்றால், மாணவர்களை இதில் தொடர்புகொள்வீர்கள், எங்கே, எப்போது நடைபெறும் என்பதைக் குறிக்கின்றன.
ஒரு முறையான கடிதத்திற்கான வடிவம் பின்வருமாறு: முகவரி, தேதி, முகவரி முகவரி, வணக்கம், கடிதத்தின் உடல் மற்றும் நிறைவு. பக்கத்தின் நான்கு பக்கங்களிலும் ஒரு அங்குல விளிம்புகள் இருக்க வேண்டும்.
தடுப்பு வடிவத்தைப் பயன்படுத்தி பக்கத்தின் இடது புறத்தில் உள்ள எல்லா உரையையும் தொடங்கவும். உள்ளீட்டைக் காட்டிலும், கடிதத்தின் ஒவ்வொரு பகுதியினருக்கும் இடையில் ஒரு வெற்று வரியை விட்டு வெளியேறவும்.
முடிந்தால் லெட்டர்ஹெட் எழுதுங்கள். எவ்வாறாயினும், உங்களுக்கு லெட்டர்ஹெட் இல்லையென்றால், உங்கள் முகவரி மேல் இடது மூலையில் உள்ளிடவும். வெற்று வரியை உள்ளிடவும், பின்னர் தேதி தட்டச்சு செய்யவும்.
போர்ட்டின் உள்ளே உள்ள முகவரியை உள்ளிடுக, அதே முகவரியில் உமிழ்வில் தோன்றும் முகவரி, இது நட்புக்குரியவர்களிடமிருந்து வணிக எழுத்துக்களை பிரிக்கிறது. ஒரு உள்ளக முகவரி இல்லாமல் கடிதம் குறிக்கப்பட்டுள்ளது யாரை பற்றி மக்கள் குழப்பி இருக்கலாம்.
வணக்கத்தில் தட்டச்சு செய்க. இந்த வழக்கில் "அன்புள்ள தலைவர் ஜோன்ஸ் மற்றும் உலக கைவினை வாரியம் உறுப்பினர்கள்" என்று இருக்க வேண்டும். மற்றொரு வாய்ப்பு "உலக கைவினை வாரியத்தின் அன்புள்ள உறுப்பினர்கள்,"
நேராக புள்ளி கிடைக்கும். மக்கள் ஒரு இனிமையான நாள் விரும்பும் அல்லது அவர்களின் சுகாதார பற்றி விசாரிக்க வேண்டாம் கவலைப்பட வேண்டாம். "நான் குழுவிற்கு எழுதுகிறேன்" என்று நீங்கள் வியாபாரமாக இருப்பதை குறிக்கிறது.
உங்கள் கடிதத்தில் போர்ட்டில் ஒரு வழக்கமான வணிக-போன்ற தொனியை பராமரிக்கவும். தனிப்பட்ட பிரச்சினைகளிலிருந்து விலகி உண்மைகளை ஒட்டிக் கொள்ளுங்கள்.
உங்கள் பத்திகளையும் வாக்கியங்களையும் சுருக்கமாக வைத்து, உங்கள் கடிதத்தில் குழுவில் மாற்றங்களை மாற்றும் போது புதிய பத்தியை ஆரம்பிக்க நினைவில் கொள்ளுங்கள். சொல் வாக்கிய வாக்கியங்களைத் தவிர்க்கவும், சிறியது செய்யும் போது பெரிய வார்த்தை பயன்படுத்த வேண்டாம்.
உங்கள் கடிதத்தை போர்ட்டில் "உண்மையுள்ள," உடன் மூடிவிட்டு, அதை தொடர்ந்து ஒரு கமாவால் கவனிக்கவும். மற்றொரு ஏற்கத்தக்க முறையான நிறைவு "உன்னுடைய நேர்மையானது" ஆகும்.
உங்கள் கையொப்பத்திற்கான மூன்று அல்லது நான்கு வரிகளை விட்டுவிட்டு, உங்கள் பெயரை தட்டச்சு செய்யவும். நீங்கள் வேறு எவருக்கும் கடிதத்தை நகல் எடுத்து "சி.சி." சேர்த்தல் மற்றும் அவர்களின் பெயர்களை பட்டியலிடுங்கள்.
உங்கள் கடிதத்தை போர்ட்டில் 24 மணி நேரம் உட்காரவைத்துவிட்டு, எந்த இலக்கணத்தையும் தட்டச்சு செய்யும் தவறுகளையும் திருத்தவும். உங்கள் கடிதத்தை சத்தமாக வாசித்து, சாதாரண தொனி மற்றும் உள்ளடக்கத்திற்கு மதிப்பீடு செய்யவும். அதன்படி திருத்து.
