வியாபாரத்தில் வியாபாரத்தில் நீங்கள் பணியாற்றி வந்தால், சில சந்தர்ப்பங்களில் நீங்கள் ஒரு வியாபார முன்மொழிவு அல்லது முன்மொழிவு கடிதத்தை உருவாக்க வேண்டும். இது உங்கள் நிறுவனத்தின் தயாரிப்புகள் அல்லது சேவைகள் வழங்குவதற்கு பயன்படுத்தப்படும் ஒரு ஆவணமாகும், இது வரம்பு, செலவு, காலவரிசை மற்றும் பட்ஜெட் போன்ற வரையறுக்கப்பட்ட அளவுருக்களை அடிப்படையாக கொண்டது.
ஒரு திட்டம் என்ன? ஒரு வணிக முன்மொழிவு அல்லது முன்மொழிவு கடிதம் என்றும் அழைக்கப்படுவதுடன், இந்த ஆவணத்தில் உங்கள் தொழில் அடிப்படையில் வேறுபடும் சில குறிப்பிட்ட தேவைகள் கொண்ட ஒரு குறிப்பிட்ட வடிவமைப்பைக் கொண்டிருக்கும். இருப்பினும், ஒரு முன்மொழிவு கடிதத்தின் முக்கிய குறிக்கோள் எப்போதும் உங்கள் எதிர்காலத்தை எதிர்கொள்ளும் பிரச்சினைகளைத் தீர்ப்பதற்கு எவ்வாறு உங்கள் வணிக உதவ முடியும் என்பதை நிரூபிக்க வேண்டும்.
ஒரு திட்டம் கடிதம் என்றால் என்ன?
திட்டவட்டமான கடிதங்கள் ஒரு வியாபாரத்தால் கோரப்படும் அல்லது கோரப்படாததாக இருக்கலாம். ஒரு அழைப்புக்கு அழைக்கப்பட்ட பிறகு, ஒரு RFP என அழைக்கப்படும் முறையான செயல்முறை அல்லது முன்மொழிவுக்கான வேண்டுகோள் எனும் முன்மொழிவுக்கான வேண்டுகோள், இந்த செயல்முறை வழக்கமாக, பல வணிக நிறுவனங்கள், போட்டித் திட்டத்தில் வெற்றிபெற, போட்டியிடும் திட்டங்களை அனுப்பும். RFP இன் தொழில் மற்றும் வகையை அடிப்படையாகக் கொண்டு, இந்த முன்மொழிவு குறிப்பிட்டவாறு முன்வைக்கப்பட வேண்டிய குறிப்பிட்ட தேவைகளை பூர்த்தி செய்ய வேண்டும்.
தேவையற்ற திட்டங்கள் அல்லது முறைசாரா கோரிக்கைகளை கையாளும் போது, நீங்கள் பின்பற்ற வேண்டிய முறையான வழிமுறைகள் இல்லை. இருப்பினும், உங்களுடைய வாய்ப்பை ஒரு தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான வழியில் எடுக்கும் கேள்விகளுக்கு விடையளிக்கும் ஆவணத்தை உருவாக்குவது முக்கியம். இந்த சந்தர்ப்பங்களில் முறையான தேவைகள் இல்லை என்றாலும், அது ஒரு தர்க்கரீதியான கட்டமைப்பைப் பின்தொடர்வது மற்றும் உங்கள் வியாபாரத்தின் முக்கிய அம்சங்களை உள்ளடக்குவது மற்றும் எதிர்கொள்ளும் சிக்கல்களை எவ்வாறு தீர்க்கிறது என்பதையும் இன்னும் முக்கியம்.
ஒரு வணிக முன்மொழிவு அல்லது முன்மொழிவு கடிதம், தொழில்முறை மற்றும் செயல்முறையைப் பொருட்படுத்தாமல் பின்வரும் அடிப்படைகளை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும்:
- முகப்பு கடிதம்
- தலைப்புப் பக்கம்
- பொருளடக்கம்
- நிர்வாக சுருக்கம்
- வாய்ப்பு எதிர்கொள்ளும் பிரச்சினையின் கண்ணோட்டம்
- திட்டத்தின் இலக்குகள் அல்லது நோக்கங்கள்
- சிக்கலை கையாளுவதற்கு உங்கள் நிறுவனம் தகுதியுடையது
- விலை மற்றும் காலவரிசை உட்பட நோக்கம்
- நடவடிக்கைக்கு அழைப்பு
- தொடர்புத் தகவல்
உங்கள் முன்மொழிவுக்கு முன்னர் ஆராய்ச்சி நடாத்துங்கள்
நீங்கள் தட்டச்சு செய்யத் தொடங்குவதற்கு முன்பு, எல்லா தகவல்களையும் ஒரே இடத்தில் சேகரிக்க வேண்டியது அவசியம். அவர் திட்டத்தை வாசிப்பார் மற்றும் அவர் முடிவெடுப்பவர் யார் என்பதை அறிய முயற்சி செய்க. உங்களுடைய பார்வையாளர்களுக்கு உங்கள் முன்மொழிவைத் தட்டச்சு செய்து, அவர்கள் பார்த்துக் கொள்ளும் அனைத்து தகவல்களையும் வழங்குவதை உறுதிப்படுத்துங்கள்.
எதிர்பார்ப்பு என்னவென்பது எதிர்காலத்தை எதிர்கொள்கிறது என்பதைக் கண்டறியவும். உங்கள் போட்டியுடன் ஒப்பிடும்போது, அவர்களின் அமைப்புகளைத் தீர்ப்பதற்கு உங்கள் நிறுவனம் எவ்வாறு சிறந்தது என்பதை நிர்ணயிக்கவும். இதே போன்ற வணிகங்களிலிருந்து உங்களைத் தூண்டக்கூடிய அம்சங்களை பட்டியலிடலாம்.
எதிர்பார்ப்பு ஒரு வரவு செலவு அல்லது காலக்கெடு மனதில் உள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளவும், மற்றும் உங்கள் உள் ஆதாரங்கள் அந்த தேவைகளை பூர்த்தி செய்வதை உறுதிப்படுத்துகின்றன என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். உங்கள் பிரசாதம் எவ்வளவோ உபயோகத்தில் உள்ளதை நீங்கள் தேர்வு செய்தால், அவற்றை உங்கள் விலைக்கு மேற்கோளிடுவதற்கு முன் உங்கள் உள்நாட்டு செலவுகள் கணக்கிட வேண்டும்.
திட்டத்தின் நோக்கத்தை வழங்குதல்
திட்டத்தின் நோக்கம் திட்டவட்டமான எழுத்து வடிவத்தில் ஒரு முக்கிய கூறுபாடு ஆகும். எழுதப்பட்ட இந்த முக்கிய தகவலைக் கொண்டு உங்கள் முன்மொழிவை எழுதுவதில் ஒரு தலைப்பைத் துவங்குகிறது. நோயின் முக்கிய விவரங்களை வரைவதற்கு சிறிது நேரம் எடுத்துக் கொள்ளுங்கள். முதல் உறுப்பு உங்கள் நிறுவனத்திற்குள்ளேயே வேலை செய்வதை யார் கண்டுபிடிப்பார்கள், யார் செயல்முறை நிர்வகிக்கப்படுவர், யார் உங்கள் வாடிக்கையாளருக்கான முக்கிய புள்ளியாக இருக்க முடியும்.
அடுத்து, வாடிக்கையாளர் தங்கள் வலியைக் கட்டுப்படுத்த உதவுவதற்கு சரியாக என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை நீங்கள் நிறுவ வேண்டும். உங்கள் நிறுவனத்தின் எடுக்கும் படிநிலைகளை நீங்கள் முன்வைக்கலாம் மற்றும் நீங்கள் எதிர்கால பிரச்சினைகள் தீர்க்க பயன்படுத்தும் செயல்முறை. முடிவுகளின் வெற்றியை அளவிடுவதற்கு உங்கள் நிறுவனம் பயன்படுத்தும் அளவையும் பட்டியலிட வேண்டும்.
கடைசியாக, திட்டமிட முடிந்த அளவிற்கு அட்டவணையை முன்வைக்கவும், நீங்கள் முன்மொழியப்பட்ட தேதியைக் கொண்டு திட்டத்தை முடிக்க, உங்கள் நிறுவனம் வெற்றிபெறும் மைல்கற்கள் வழங்கும். உங்களுடைய காலவரிசை மதிப்பீட்டில் தாராளமாக இருங்கள், எழும் எந்தவொரு கணிக்கமுடியாத சிக்கல்களுக்கான கணக்கு. நீங்கள் அவர்களுக்கு வழங்கக்கூடிய ஒரு உண்மையான கணக்குடன் உங்கள் வாய்ப்பை வழங்குவதே இது.
அறிமுகம் மற்றும் நிர்வாக சுருக்கம் தொடங்குங்கள்
உங்கள் முன்மொழிவு கடிதத்தை அறிமுகப்படுத்துவது உங்கள் நிறுவனத்தையும் பிராண்டையும் பற்றிய தகவல்களை உள்ளடக்கியது, நீங்கள் யார் மற்றும் நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள் என்பதற்கான சில பின்னணியுடன் இருக்க வேண்டும். பெரும்பாலும் நீங்கள் திட்டக் கடிதங்களை எழுதினால், நீங்கள் ஒவ்வொரு முறையும் மறுபடியும் மறுபடியும் திரும்பப் பெறும் உங்கள் கம்பெனியைப் பற்றி பாய்பெய்லர் உரை உருவாக்க வேண்டும்.
நிர்வாகச் சுருக்கம் உங்கள் முன்மொழிவின் முக்கிய புள்ளிகளை உள்ளடக்கியது. நீங்கள் ஆவணத்தின் ஒவ்வொரு அம்சத்தையும் சுருக்கமாக முயற்சி செய்யக் கூடாது என்றாலும், உங்கள் நிறுவனமானது சரியானது ஏன் என்பதைப் பற்றிய தகவல்களையும், வாய்ப்புகளின் வலிப்பு புள்ளிகளை எப்படி நிர்வகிக்க உதவுகிறது என்பதையும் சேர்த்துக் கொள்ளுங்கள்.
முன்மொழியப்பட்ட உடலை உருவாக்குங்கள்
உங்கள் வாய்ப்பினை எதிர்கொள்ளும் பிரச்சினையின் விவரங்களைச் சேர்க்க வேண்டும். அவற்றின் சிக்கல்களைப் புரிந்துகொள்வதற்கு, அவற்றின் நிலப்பரப்பின் பிரத்தியேகத்தன்மை மற்றும் தினசரி அடிப்படையில் பார்க்கும் கஷ்டங்கள் ஆகியவற்றிற்கு செல்லுங்கள். இது அவர்களுக்கு முக்கியத்துவம் வாய்ந்த பகுதிகளில் நீங்கள் நன்கு அறிந்திருக்கிறீர்கள் என்று உங்கள் வாய்ப்பைக் காட்ட உதவுகிறது.
உங்கள் முன்மொழிவுக்கான நோக்கங்களைக் கோடிட்டுக் காட்டுங்கள். நீங்கள் வழங்கிய தயாரிப்புகள் அல்லது சேவைகளின் மூலம் அவர்களின் வியாபார பிரச்சினைகளை அவர்களுக்கு உதவுவதே இதன் நோக்கம் என்பதை இது முதன்மையாக காட்டுகிறது. உங்கள் நிறுவனம் உங்கள் போட்டியாளர்களிடமிருந்து வேறுபட்டதைப் பற்றிய விவரங்களை வழங்கவும், ஏன் அவர்கள் விட வாய்ப்புள்ளவர்களுடன் நீங்கள் பணிபுரியும் தகுதியுடையவர்களாக இருக்கின்றீர்கள் என்பதைப் பற்றிய விவரங்களை வழங்கவும். இதில் நீங்கள் பணிபுரிந்த மற்ற நிறுவனங்களைப் பற்றி பேசலாம், முந்தைய திட்டங்களின் எடுத்துக்காட்டுகளைக் காட்டும் மற்றும் உங்கள் அறிவையும் நிபுணத்துவத்தையும் பற்றிய விவரங்களை வழங்கலாம்.
குறிப்புகள் மற்றும் ஊகங்கள் வழங்கவும்
நீங்கள் குறிப்பிட்ட விலைகள் மற்றும் அட்டவணையில் கோடிட்டுள்ள நோக்கம் அடங்கும். எதிர்பார்ப்புக்கான தேவைகள் குறித்த அனைத்து விவரங்களையும் உங்கள் நிறுவனம் அறிய முடியாது, எனவே நீங்கள் அவர்களின் உள் வரவு செலவு மற்றும் கால வரையறைகளை போன்ற சில விஷயங்களைக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும். நீங்கள் முன்மொழியப்பட்ட அந்த ஊகங்களை சேர்க்கலாம் மற்றும் சில விருப்பங்களை வழங்கலாம். உதாரணமாக, நீங்கள் ஒவ்வொரு வார காலத்திற்கும் அதனுடன் தொடர்புடைய விலையின்படி, நான்கு வாரம் டன்அரவுண்ட், ஒரு ஆறு வாரம் டர்ன்அரவுண்ட் மற்றும் எட்டு வாரம் டர்ன்அரவுண்ட் ஆகியவற்றை மதிப்பீடு செய்யலாம்.
வலுவான வாதத்துடன் மூடு
முன்மொழிவு கடிதத்திற்கான உங்கள் முடிவானது நீங்கள் வாய்ப்பை வழங்கிய தகவலின் சுருக்கமான சுருக்கத்தை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும். நீங்கள் முன்வைத்த முன்மொழிவைக் கருத்தில் கொண்டு நேரத்தை எடுத்துக்கொள்வதற்கு அவர்களுக்கு நன்றி, அடுத்தடுத்து என்ன செய்வது என்ற தகவலை அவர்களுக்கு வழங்கவும். உங்கள் வணிக திட்டத்தில் நடவடிக்கைக்கு அழைப்பு விடுவது முக்கியம். இந்த ஒப்பந்தத்தை கையொப்பமிடுவதற்கு மேலதிகமான திட்டத்தை விவாதிக்க அல்லது ஒரு சந்திப்பை ஏற்பாடு செய்ய உங்களை அழைக்கலாம். இறுதியாக, மின்னஞ்சல், தொலைபேசி மற்றும் வலைத்தளம் போன்ற சில விருப்பங்களை நீங்கள் எப்படித் தொடர்புகொள்ளலாம் என்பதைப் பற்றிய தகவலை சேர்க்கலாம்.
சிறந்த நடைமுறைகளைப் பின்பற்றவும்
உங்கள் முன்மொழிவு கடிதத்தை இன்னும் திறம்பட செய்ய, சில ஆதார ஆவணங்களுடன் அனுப்பவும். உங்கள் கடந்தகால வாடிக்கையாளர்களின் வழக்கு ஆய்வுகள், வெற்றிகரமான வாடிக்கையாளர்கள் மற்றும் விரிதாள்களின் சான்றுகள் ஆகியவை உங்கள் வெற்றி விகிதத்தை காட்டும் புள்ளியுடன் சேர்க்கப்படலாம்.
நிறுவனத்தின் லேட்ஹீட்டை உங்கள் முன்மொழிவை எழுதவும், உங்களிடம் உள்ள வளங்கள் உங்களுக்கு இருந்தால் கிராஃபிக் டிசைனர் வடிவமைத்திருக்கவும். காட்சி உறுப்புக்கு கவனம் செலுத்துவது உங்கள் நிறுவனத்தின் வாய்ப்பை பெறும் போட்டித் திட்டங்களில் இருந்து வெளியே நிற்க உதவும்.
பின்தொடர மறக்காதே
திட்டவட்டமான கடிதம் ஆவணத்தில் நேரடியாக இல்லை என்றாலும், ஒரு முன்மொழிவு அனுப்பும் முக்கிய கூறுபாடுகளில் ஒன்றாகும். ஆவணத்தில் ஏதேனும் கேள்விகள் அல்லது கருத்துகள் இருக்கிறதா என்பதைத் தெரிந்துகொள்ள திட்டவட்ட கடிதத்தை அனுப்பும் சில நாட்களுக்குப் பிறகு உங்கள் எதிர்பார்ப்புக்கு அழைப்பு விடு அல்லது மின்னஞ்சல் செய்யுங்கள். அவர்களுக்கு கூடுதல் தகவல்கள் தேவைப்படக்கூடிய எந்தவொரு கூறுபாடுகளையும் தெளிவுபடுத்துவதற்கு வழங்குகின்றன. பின்பற்றுவதன் மூலம், நீங்கள் ஒரு வலுவான உறவை வளர்த்துக்கொள்ள உதவுகிறீர்கள்.
