ஒவ்வொரு நிறுவனமும் கூட்டங்களைப் பற்றி வெவ்வேறு விதிகள் உள்ளன. சிலர் முறைசாரா செயல்முறையை பின்பற்றுகின்றனர், மற்றவர்கள் இன்னும் முறையான கட்டமைப்பு தேவை. ஒரு மேலாளர் அல்லது வணிக உரிமையாளராக, முறையான மற்றும் முறைசாரா கூட்டங்களை நடத்துவது மற்றும் முடிவெடுப்பது எப்படி என்பது முக்கியம். இது தொடர்பை மேம்படுத்துவதோடு மேலும் அதிகமான விளைவை ஏற்படுத்தும்.
கூட்டத்தை ஒத்திவைக்க என்ன அர்த்தம்?
"ஒத்திவைக்க" என்ற வார்த்தை லத்தீன் வார்த்தைகளில் இருந்து வருகிறது விளம்பரம் (மற்றும்) மற்றும் Diurnus (தினசரி). கூட்டம் முடிவடைவதன் மூலம் பலர் அந்தப் பெயரைப் பயன்படுத்துகிறார்கள் என்றாலும், "ஒத்திவைத்தல்" என்பது உண்மையில் ஒரு சந்திப்பு அல்லது ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை இன்னொரு நாளுக்கு நகர்த்துவதாகும். உதாரணமாக, ஒரு நிறுவனத்தின் குழு உறுப்பினர்கள் சந்திப்பிற்கு விடையிறுக்கலாம், ஏனெனில் முக்கிய தகவல்கள் காணாமல் போயுள்ளதால் கையில் பிரச்சினைகள் பற்றி விவாதிக்க முடியாது. ஒத்திவைப்பு என்பது பிரச்சினைக்கு விவாதிக்க அனைவருக்கும் தயாராக இருக்கும்போதே கூட்டம் மீண்டும் ஆரம்பிக்கப்படும் என்பதாகும். அனைத்து பிரச்சினைகள் தீர்க்கப்படும்போது கூட்டத்தை முடிவுக்கு கொண்டுவருவது அல்லது முடிவு செய்வது போல் அல்ல.
கூட்டங்களுக்கான நடைமுறை விதிகள் என்ன?
சில நிறுவனங்கள், குறிப்பாக சட்டத்தின் நீதிமன்றங்கள், பல்கலைக்கழகங்கள், அரசு நிறுவனங்கள் மற்றும் பெரிய நிறுவனங்கள் முறையான கூட்டங்களின் நடத்தைக்கான விதிகளை நிறுவியுள்ளன. உதாரணமாக ராபர்ட் விதிகள் ஆணை புதிதாக திருத்தப்பட்டால், உதாரணமாக, சில சூழ்நிலைகளில் ஒரு சந்திப்பை ஒத்திவைக்க யாரேனும் ஒரு தீர்மானத்தை எடுக்கலாம், உதாரணமாக:
- ஒரு குவரம் இல்லாத நிலையில்
- நிறுவனங்களின் பை-சட்டங்களின்படி அமைக்கப்பட்டுள்ளது
- குழு உறுப்பினர்கள் நிகழ்ச்சி நிரலை முடிக்கையில்
- அவசர அல்லது உடனடி ஆபத்து ஏற்பட்டால், கட்டிடத்தில் இருந்து வெளியேறும் அலாரங்கள் போன்றவை.
ராபர்ட் விதிகள் பின்பற்ற சிறிய தொழில்கள் சாத்தியமில்லை என்றாலும், அவர்கள் "உத்தியோகபூர்வமாக" ஒரு கூட்டம் ஒத்திவைக்க ஒரு எளிய கட்டமைப்பை வழங்கும்.
சந்திப்பு ஒத்திவைக்க நடைமுறைகள்
ஆரம்பத்தில் அல்லது எந்த கட்டத்திலும் ஒரு கூட்டம் ஒத்திவைக்கப்படலாம். நீங்கள் தலைவராக இருந்தால், எல்லாவற்றையும் சுலபமாகச் செய்வதற்கு ஒரு திட்டத்தை உருவாக்கவும். நிகழ்ச்சித் திட்டத்தை விவாதித்தபின், கூட்டம் ஒத்திவைக்க ஒரு தீர்மானத்தை எடுக்க யாராவது விரும்பினால் சொல்லுவதைக் கேளுங்கள் "ஒத்திவைக்க ஒரு தீர்மானம் கேட்கிறேனா?" ஒத்திவைக்க இயக்கம் அடுத்த கூட்டத்தின் நேரம் மற்றும் தேதி மற்றும் அடுத்த பொது கூட்டத்திற்கு முன்பாக சிறப்பு அமர்வு தேவைப்படும் எந்த அவசரமான விடயங்களையும் தெளிவாகக் குறிப்பிட வேண்டும். ராபர்ட் விதிகள் கீழ், இயக்கம் இரண்டாவது வேண்டும் மற்றும் திருத்த அல்லது விவாதிக்க முடியாது.
கோவரம் இல்லையோ அல்லது அவசரகாலத்திலோ ஒரு கூட்டம் ஒரு தீர்மானத்தை இல்லாமல் ஒத்திவைக்கலாம். அந்த நாள் ஒரு பொது விடுமுறை நாள் என்றால், கூட்டம் அடுத்த வேலை நாள் வரை, அதே நேரத்தில் மற்றும் இடத்திற்கு ஒத்திவைக்கப்படும். ஒரு ஒத்திவைக்கப்பட்ட கூட்டம் அசல் சந்திப்பாக வணிகத்தின் அதே வரிசையை பின்பற்றும். இறுதி உரையாடலில், அடுத்த கூட்டத்திற்கான நேரத்தையும் நேரத்தையும் தலைவர் விவாதிக்கலாம். அவர் தொடர்புத் தகவலை வழங்கலாம், பங்கேற்பாளர்களுக்கு நன்றி கூறி கடைசி நிமிட நினைவூட்டல்களை செய்யலாம். ஒத்திவைப்பு 90 நாட்கள் அல்லது அதற்கு அதிகமாக இருந்தால், ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளருக்கும் தேதி மற்றும் இடம் பற்றிய அறிவிப்பு வழங்கப்படும்.
குறைந்த உத்தியோகபூர்வ சந்திப்பை ஒத்திவைத்தல்
அனைத்து கூட்டங்களும் முறையானவை அல்ல; ஆகையால், எல்லா கூட்டங்களுக்கும் ஒத்திவைக்க ஒரு தீர்மானம் தேவை. விற்பனை கூட்டங்கள் ஒரு நல்ல உதாரணம்.அவர்கள் நிச்சயமாக முக்கியம், மற்றும் அனைத்து விற்பனை பிரதிநிதிகள் கலந்து கொள்ள எதிர்பார்க்கப்படுகிறது. ஆனால் விற்பனை கூட்டங்களின் நோக்கம் விற்பனை மேலாளருக்கு ஊழியர்களுக்கு தகவலை வழங்குவதற்கும், குறிப்புகள் மற்றும் ஊக்குவிப்புகளை வழங்குவதற்கும் அல்லது குறிக்கோள்களை இழந்தவர்களிடம் அல்லது அவசியமான ஆவணப்படத்தை மாற்றுவதில் தோல்வியுற்றவர்களுக்கு அறிவுரை வழங்குவதற்கும் ஆகும். இருப்பினும், கூட்டத்தின் போது எந்த வாக்களிப்பும் இல்லை, ஏனெனில் விற்பனை மேலாளரின் கருத்து முக்கியமானது. ஒருவரை பொறுப்பேற்றுக் கொண்ட ஒரு கூட்டத்தை நடத்திய பிறகு, ஒத்திவைக்க ஒரு தீர்மானத்தை கேட்பது வேடிக்கையானதாக இருக்கும். எந்தவொரு கேள்விகளும் இருந்தால் விற்பனையாளர் மேலாளர் கேட்கலாம், அவர்களுக்கு பதில் அளித்த பிறகு, "இன்று நான் மறைக்க விரும்புவேன், இந்த புதிய பிரசுரங்களில் சிலவற்றை நீ எடுத்துவிட்டு, இந்த அற்புதமான தயாரிப்புக்கு நம்பமுடியாத பலன்களை விளக்குவதற்கு அவற்றைப் பயன்படுத்து!"
பிரச்சினைகள் மற்றும் தீர்வுகளை விவாதிக்க மேலாளர்கள் சேகரிக்க கூடிய கூட்டங்கள் மற்றொரு உதாரணம். மேலாளர்கள் இயக்கங்கள் மற்றும் விநாடிகளில் முறையான சந்திப்பிற்கான நேரம் இல்லை, அவர்களுக்கு ஒன்று தேவை இல்லை. கூட்டத்தை பற்றி என்னவென்று அவர்கள் அறிந்திருக்கிறார்கள், எனவே எந்த நிகழ்ச்சி நிரலும் அவசியம். யாரும் நிமிடங்களை எடுக்கவில்லை. அடுத்த சந்திப்பில் இந்த விவகாரங்களை அவர்கள் தொடர்ந்து விவாதித்து வருவார்கள், எனவே தொழில்நுட்ப ரீதியாக அவர்கள் சந்திப்பை ஒத்திவைக்க முடியும். ஆனால் சந்திப்பிற்கு ஒரு முறையான முடிவானது அருவருப்பானது மற்றும் பொருத்தமற்றது. வாய்ப்புகள் உள்ளன, கூட்டம் 30 அல்லது 60 நிமிடங்கள் போன்ற ஒரு வரையறுக்கப்பட்ட அளவு, திட்டமிடப்பட்டுள்ளது. நேரம் முடிந்ததும், யாராவது சொல்வார்கள், "அடுத்த மாதம் இந்த விவாதத்தை எடுக்கலாம்" மற்றவர்கள் வேலைக்குத் திரும்புவதற்கு கதவைத் தூக்கிப் போடுகிறார்கள்.
