உள் கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் செயல்முறைகளை ஆவணப்படுத்துவது சவாலாக இருக்கலாம். சிக்கலான செயல்முறைகள் எளிமையான பாணியைப் புரிந்துகொள்வதோடு எளிமையான பணி அல்ல. ஒரு நல்ல வேலை செய்ய வாய்வழி மற்றும் எழுதப்பட்ட வடிவில் நீங்கள் சிறந்த தொடர்பு திறன் வேண்டும். நல்ல ஆவணங்களை உருவாக்குவதற்கான படிப்புகள் ஊழியர்களை நேர்காணல், கவனிப்பு, மதிப்பீடு, மற்றும் அமைப்பு ஆகியவையாகும். ஆவணங்களை உருவாக்கும் ஒரு முக்கிய அம்சம் பின்னர் மாற்றங்களை அனுமதிக்க வேண்டும். செயல்முறைகள் மாற்றப்பட்டு, அதன் விளைவாக, ஆவணங்கள் மாற்றப்பட வேண்டும்.
நேர்காணல் ஊழியர்கள். இந்த செயலில் முதல் படி தான். உங்கள் புரிதலை சரிபார்க்க இரண்டு கேள்விகளுக்கு கேள்விகளைக் கேட்க வேண்டாம். பணியாளர்களுக்கு அவர்கள் என்ன பேசுகிறார்கள் என்பதைக் காண்பிக்குமாறு கேளுங்கள். யாராவது ஒரு காகிதத்தை ஒப்புக் கொள்ள விரும்பினால், அந்த காகிதத்தைப் பார்க்கவும். சிலர் ஒரு டேப்-ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்த விரும்புகிறார்கள், பின்னர் அவர்கள் தகவலை எழுதுகிறார்கள். யாரோ ஒருவர் பேசுகிறார்களோ, அந்த விவரங்களை நிறைய விவரங்களுடன் ஒரே நேரத்தில் காண்பித்தால் இது நல்ல யோசனையாக இருக்கலாம். "காட்டு மற்றும் சொல்ல" செல்ல வழி.
உங்கள் சூழலைக் கவனிக்கவும். கோரிக்கைகளை சரிபார்க்க செயல்முறைகளை இணைக்க செயல்முறை இருந்தால், உதாரணமாக, இது உண்மையில் செய்யப்படுகிறதா என்பதை கவனிக்கவும். பல முறை மக்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட செயல்முறையைச் செய்வதற்கான சரியான வழியை உங்களுக்கு சொல்கிறார்கள், ஆனால் அது நடந்து கொண்டிருக்கிறது என்று அர்த்தம் இல்லை. நீங்கள் உண்மையை ஆவணப்படுத்துவதால், இந்த செயல்முறையை கவனிப்பது நல்லது, நேர்காணலின் போது தெளிவான தகவலைச் சேர்ப்பதில் மதிப்புமிக்கது. பெட்டிகளையும் நிரப்புவதற்காகப் பாருங்கள், மக்களுக்கு என்னென்ன தாள்கள் உள்ளன என்பதைக் கவனியுங்கள்.
அதை ஆவணப்படுத்தும் போது ஒரு செயல்முறை செயல்திறனை மதிப்பீடு செய்யவும். செயல்முறைகள் வேலை செய்யவில்லை அல்லது இருமுறை செய்யப்படுவதை நீங்கள் பார்த்தால், அது ஒரு குறியீட்டை உருவாக்கவும். உங்கள் பணி ஆவணப்படுத்தும் செயல்முறைகளுக்கு மதிப்பு சேர்க்க நீங்கள் இது சிறந்த வழியாகும். நீங்கள் ஒரு செயல்முறையை மதிப்பிடும் போது, அதை நீங்கள் புறநிலையாக பார்க்கிறீர்கள், மேலும் முன்னேற்றங்களுக்கான பரிந்துரைகள் செய்யலாம். பரிந்துரைகளை செய்யும் போது நெறிமுறை பின்பற்றவும். நினைவில் கொள்ளுங்கள்: உங்கள் பரிந்துரைகளின் காரணமாக செயல்முறைகள் மாறினால், மேம்படுத்தப்பட்ட செயல்களை ஆவணப்படுத்த வேண்டும் - பழையது மட்டும் அல்ல.
பைண்டர்கள் ஆவணத்தில் ஆவணமாக்கல் மற்றும் கோப்புறைகளில் ஆன்லைனில் உள்ளது. ஆவணங்களை தரநிலைப்படுத்துவதற்கான வார்ப்புருக்கள் கொண்டிருப்பது எளிதான வாசிப்பைத் தடுக்க உதவுகிறது. ஒவ்வொரு பைண்டர் அல்லது கோப்புறையையும் ஒரு குறியீட்டில் ஒரு பகுதி பற்றிய தகவல்களைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். எடுத்துக்காட்டுக்கு, நீங்கள் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளைப் பற்றி ஒரு பைண்டர் வைத்திருக்கலாம், அங்கு நீங்கள் விவரம் மற்றும் விளக்கவுரையை செயல்முறை ஆவணப்படுத்தலாம். நீங்கள் சம்பளத்தைப் பற்றி இன்னொரு கட்டுரையையும் மற்றொரு கணக்குகள் பற்றிய மற்றொரு விவரத்தையும் வைத்திருக்கலாம். செயல்முறைகளில் ஆவணங்களை பிரிப்பது, தகவலைக் கண்டறிய உதவும். ஆவணங்களை ஒழுங்குபடுத்துதல், முன்னால் உள்ள உள்ளடக்கங்கள் ஆகியவற்றைக் குறித்த அனைத்து பைண்டர்களையும் ஒரே அமைப்பில் வைத்திருக்கவும். மாற்றங்கள் செய்யப்பட வேண்டியதும், ஒரு குறிப்பிட்ட உருப்படியை விரைவாகக் கண்டுபிடிக்க வேண்டியதும் மிகவும் முக்கியமானதாகும்.
குறிப்புகள்
-
உங்கள் ஆவணங்களை உருவாக்க வார்த்தை அல்லது பிற நிரலைப் பயன்படுத்தவும்.
எழுதுவதற்கு மற்றும் ஒழுங்கமைப்பதில் உங்கள் நேரத்தைச் சேமிக்கக்கூடிய உங்கள் தொழில்முறைக்கு ஆவணமாக்கல் மென்பொருளைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள். தெளிவின்மையை மேம்படுத்துவதற்காக விளக்கங்கள் மற்றும் வரைபடங்களை இரண்டு காரியங்களையும் செய்வதை கவனியுங்கள்
பிற பரிசீலனைகள் பின்வருமாறு: குறுகிய வாக்கியங்களை எழுதவும் செயலற்ற குரலை தவிர்க்கவும்; அதை அழகுபடுத்தவோ அல்லது தீர்ப்புகளைத் தெரிவிக்கவோ கூடாது. உதாரணமாக, நல்ல வரவேற்பாளர் பற்றி எழுத வேண்டாம். வரவேற்பாளர் பற்றி எழுதுங்கள். மக்கள் உண்மையான பெயர்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம்- எப்போதும் நிலைப் பெயர்களைப் பயன்படுத்துங்கள், அவற்றை ஆவணம் முழுவதும் தொடர்ந்து வைத்திருங்கள்; ஒரு நிர்வாகி அல்லது ஒரு மேற்பார்வையாளர் அதை சரி என்று உறுதிப்படுத்த உங்கள் ஆவணங்கள் படிக்க வேண்டும்; மற்றும் ஆவணத்தில் ரகசிய தகவலை கவனமாக இருங்கள். காசோலை கையொப்பங்களின் எடுத்துக்காட்டுகளைக் காட்டாதீர்கள் அல்லது அதில் இரகசிய ஊதிய விவரங்களைக் காட்டாதீர்கள்.
எச்சரிக்கை
உங்கள் ஆவணத்தின் பயனர்களை எச்சரிக்கையாக இருங்கள். அவர்கள் உள்ளக மக்களை மட்டுமல்ல, தணிக்கையாளர்கள் மற்றும் மற்ற பங்குதாரர்களையும் சேர்க்கலாம். இது மிகவும் தெரியும். எனவே, உங்கள் பணிக்கு சங்கடமான இலக்கணம் அல்லது எழுத்துப்பிழை பிழைகள் இல்லை என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
