ஒரு உள் வியாபார கடிதத்தை எழுதுவது உங்கள் பார்வையாளர்களைப் புரிந்துகொள்வதோடு ஒரு குறிப்பிட்ட இலக்கை மையமாகக் கொண்டது. தலைப்பில் எந்த விஷயமும் இல்லை, சச்சரவு, குழப்பம் மற்றும் தவறான தகவல் தவிர்த்துக் கொள்ளும் பார்வையாளர்கள் மற்றும் தொனியில் உள்ள கருத்துக்கள் முக்கியம். வெற்றியை உறுதி செய்வதற்காக, ஒரு கட்டமைப்பைப் பின்தொடரவும், அவசியமான எல்லா விவரங்களையும் உள்ளடக்குகிறது, மற்றும் முழுமையான ஆதாரமும் அடங்கும். கடிதத்தின் இறுதி வரைவு மற்றும் இறுதி மறுஆய்வுக்கு இடையில் நேரத்தை செலவழிக்க இது உதவுகிறது. எனவே, கவனமாக திட்டமிடல் மற்றும் நேர மேலாண்மை எழுதுதல் செயல்பாட்டின் முக்கிய அம்சங்களும் ஆகும்.
சரியான வணக்கத்தை உருவாக்குங்கள்
சரியான தொனியில் கடிதம் திறக்க சரியான வணக்கத்தை உருவாக்கவும். கடிதத்தைத் திறக்க, "அன்பே," "வாழ்த்துக்கள்" அல்லது "நல்ல காலை / மதியம்" பயன்படுத்தவும். உதாரணமாக: "அன்புள்ள கூட்டாளிகள்."
அறிமுகம் ஒன்றை உருவாக்கவும். அறிமுகத்தில், கடிதத்தின் தலைப்பைப் பற்றிய தகவல்களை உள்ளடக்கியது, இதனால் வாசகர் என்ன எதிர்பார்க்கிறார் என்பதைப் புரிந்துகொள்கிறார். உங்கள் அறிமுகம் இதுபோல் இருக்கலாம்:
எங்கள் புதிய நிறுத்தம் கேரேஜ் கட்டடத்தில் கட்டுமான முடிந்ததும் நீங்கள் பலர் யோசித்திருக்கிறார்கள். ஏப்ரல் முதல் வாரத்தில் கட்டுமானப் பணிகள் முடிவடையும் என்று அறிவிக்க நான் மகிழ்ச்சி அடைகிறேன்.
திறமையான உடல் பத்தி ஒன்றை எழுதுங்கள், வாசகர்களை ஈடுபடுத்தாமல் வைத்திருங்கள்.
உடல் பத்தி அதிக தகவலைக் கொண்டுள்ளது, எனவே அமைப்பு குறிப்பாக முக்கியமானது. முக்கியமான தகவலை முன்னிலைப்படுத்த புல்லட் புள்ளிகள், தடித்த உரை அல்லது பிற நுட்பங்களைப் பயன்படுத்துங்கள்.
கடிதத்தை மூடுவது நல்லது. இது அவர்களின் நேரத்தை அவர்களுக்கு நன்றி மூலம் வாசகர் ஒரு சரியான தொனி நிறுவும் ஈடுபடுத்துகிறது. வாசகர் மேலும் கேள்விகளைக் கொண்டிருந்தால், தேவையான தகவலை சேர்த்துக்கொள்வதையும் இது உள்ளடக்கியது. உதாரணத்திற்கு:
உங்கள் நேரம் மற்றும் பொறுமைக்கு நன்றி. உங்களிடம் ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால், கீழே உள்ள மின்னஞ்சல் முகவரிக்கு மேலாண்மை தொடர்பாக தொடர்பு கொள்ள தயங்க வேண்டாம்.
கடிதத்தை அச்சிடவும் பிழைகளை சரிபடுத்தவும். எந்த எழுத்துப்பிழைகள், நிறுத்தக்குறி பிழைகள் அல்லது இலக்கண தவறுகளை கண்டறியவும். அசாதாரணமான வார்த்தைகள் அல்லது செயலற்ற குரலைத் திருத்தி, மீண்டும் மீண்டும் தவிர்க்க, அகராதி மற்றும் திசரஸைப் பயன்படுத்தவும்.
குறிப்புகள்
-
உட்புறமாக எழுதுகையில், உங்கள் ஆவணத்தை நிறுவனத்தின் யாரிடமும் பார்க்கவும் படிக்கவும் முடியும் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். எனவே, தகவல் சமநிலையான, புறநிலை, அணுக மற்றும் பாலின-நடுநிலை வைத்து.
எச்சரிக்கை
உங்கள் வியாபார கூட்டாளிகளையோ சக பணியாளர்களையோ நீங்கள் நன்கு அறிந்திருந்தாலும், எழுத்தில் ஒரு முறைசாரா அல்லது பேச்சு வார்த்தை தொனியை தவிர்க்கவும். நீண்ட காலத்துடன் ஒரு ஆவணத்தை தயாரிப்பது கடித தொடர்புடன் முக்கியம், மற்றும் சாதாரண வார்த்தைகள் மற்றும் சொற்றொடர்கள் எளிதில் தவறாக புரிந்து கொள்ளப்படுகின்றன.
