ஒவ்வொரு வியாபாரமும், விரைவில் அல்லது அதற்குப் பின்னரும், மிகச் சிறந்த முயற்சிகள் இருந்தாலும்கூட, குறுகியதாகி விடும். வாக்களிக்கப்பட்ட அல்லது காலப்போக்கில் ஏதாவது வழங்குவதற்கு நீங்கள் தவறாமல் இருக்கலாம். வாடிக்கையாளர் எதிர்பார்ப்புகளுக்கு உங்கள் சேவைகள் அளவிடப்படாமல் இருக்கலாம். சில வாடிக்கையாளர்கள் இந்த பிரச்சினையை புறக்கணிக்கலாம்; மற்றவை பணத்தை திருப்பி கோருவதற்கு ஒரு கடிதம் எழுதலாம். பணத்தை திரும்பப்பெற வேண்டாம் என நீங்கள் முடிவு செய்தாலும் கூட, உங்களிடம் எழுதுவதற்கு நேரத்தை எடுத்துக் கொண்ட ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு எப்போதும் பதிலளிக்க வேண்டும். வாடிக்கையாளரை அந்நியப்படுத்தாமல் செய்தியைப் பெற உங்கள் பதில் தந்திரோபாயமாக இருக்க வேண்டும்.
வாடிக்கையாளரின் கோரிக்கையை நீங்கள் திரும்பத் திரும்ப நிராகரிக்க வேண்டுமா என்று முடிவு செய்யுங்கள். அது நியாயமானதா என்பதை தீர்மானிக்க அவரது வேண்டுகோளை கவனமாக மதிப்பிடுக. இந்த வாடிக்கையாளரை இழக்க சாத்தியம் இருப்பதையும், வியாபார இழப்பு உங்கள் நிறுவனத்தின் வருவாயில் ஏற்படும் விளைவுகளையும் கருத்தில் கொள்ளுங்கள். வாடிக்கையாளரைக் காப்பாற்றுவதற்கான ஒரு நியாயமான செலவாகும். அவளுக்கு பதிலாக விளம்பரங்களில் குறிப்பிடத்தக்க பணத்தை செலவிட வேண்டும். வருங்காலத்தில் ஒருவித சமரசம், ஒருவேளை தள்ளுபடி செய்யப்படும் சேவைகளை ஒரு சமரசம் என்று கருதுங்கள்.
உங்கள் செயல்களுக்கு காரணங்களை விளக்கவும். இது உங்கள் மனதில் இருக்கக்கூடும், அல்லது ஒரு எதாவது. நீங்கள் எழுதத் தொடங்குவதற்கு முன், உங்கள் எண்ணங்களை ஒழுங்கமைக்கவும், எந்த முக்கிய புள்ளிகளையும் இழக்காதீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். வாடிக்கையாளருக்கு உரிமை உள்ளது என நீங்கள் உணரவில்லை என்பதால் நீங்கள் பணத்தைத் திருப்பியளிக்கிறீர்கள், ஆனால் நிலைமையைப் பற்றிய கூடுதல் உண்மைகளை நீங்கள் கவனிக்க வேண்டும். எடுத்துக்காட்டுகள், இந்த சேவைகள் காலப்போக்கில் வழங்கப்பட்டன, அல்லது நீங்கள் சொன்ன எல்லாவற்றையும் செய்தீர்கள். நிலைமை வாங்குபவரின் பரிவுணர்விலும் ஒன்றாக இருக்கலாம், மேலும் உங்கள் தயாரிப்பு அல்லது சேவையின் பிரச்சனை காரணமாக அல்ல.
கடிதத்தின் ஒரு கடினமான வரைவை எழுதுங்கள். சாதுரியமாக இருங்கள், ஆனால் மறுப்புக்கான காரணங்கள் நேரடியாக குறிப்பிடுகின்றன. வாங்குபவர் வாங்குபவரின் வருத்தத்தை அனுபவித்து வருகிறார் என நீங்கள் நம்பினால், உங்கள் கடிதத்தில் குறிப்பிடவும்; ஒப்புக் கொள்ளப்பட்ட விதிமுறைகளின் படி தயாரிப்பு அல்லது சேவை வழங்கப்பட்ட உண்மைகளையும், உறுதியளிக்கப்பட்ட நிபந்தனை அல்லது தரம் பற்றிய விவரங்களையும் வெறுமனே விவரமாக விவரிக்கவும். நல்ல விருப்பத்தின் ஒரு சைகையாக பொருத்தமான எந்த சலுகையையும் வழங்குங்கள், ஏனெனில் அது யாராலும் தவறாக இருப்பதால் அல்ல என்பது தெளிவு. கடந்தகால வணிகத்திற்கான வாடிக்கையாளருக்கு நன்றி சொல்லுங்கள், எதிர்காலத்தில் அவளுக்கு சேவை செய்ய முடியும் என்று நீங்கள் நம்புகிறீர்கள். அவளுக்கு கேள்விகள் அல்லது கருத்துகள் இருந்தால் நீங்கள் கிடைக்கும் என்று குறிப்பிடவும்.
தெளிவு கடிதத்தை திருத்தவும். செயல்முறையில் தொடரும் முன்பு சிறிது நேரம் காத்திருங்கள்; அடிக்கடி ஒரு கடிதம் அல்லது மற்ற ஆவணம் அதை பற்றி நினைத்து பின்னர் நீங்கள் கணிசமாக வித்தியாசமாக தெரிகிறது. நீங்கள் ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு எழுதவும் அனுப்பவும் எதையும் நிரந்தரமாக பதிவு செய்யலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். கவனமாக உங்கள் தொனியை மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள், உங்கள் எழுத்தாளர்களில் குறைகூறும் அல்லது வஞ்சகமான சொற்களைக் காணுங்கள், இந்த வாடிக்கையாளருடன் அல்லது கடிதத்தைப் பகிர்ந்துகொள்ளும் எவருடனும் வருங்கால வியாபாரத்தை எதிர்கொள்ளும் எந்தவொரு சந்தர்ப்பத்தையும் அழிக்க முடியும்.
வாடிக்கையாளருக்கு கடிதம் அனுப்பவும். உங்கள் கையொப்பம் மற்றும் தொடர்புத் தகவலுடன் வழக்கமான முதல்-வகுப்பு அஞ்சல் அனுப்பவும். உங்கள் பதிவுகள் கடிதத்தின் நகலை வைத்து, அவரின் பெயரில் வைத்திருக்கும் எந்த வாடிக்கையாளர் கோப்புகளிலும் ஒரு நகலை பதிவு செய்யவும்.
குறிப்புகள்
-
துல்லியம் மற்றும் தெளிவு, அத்துடன் தொனியில் கடிதம் ஒன்றை வியாபார கூட்டாளிகளால் பரிசீலிக்கவும். வித்தியாசமானவர்கள் வித்தியாசமாக அதே வார்த்தைகளை விளக்குவார்கள்.
அதை அனுப்பும் முன் எழுத்து மற்றும் இலக்கண சிக்கல்களுக்கான கடிதத்தை மறுபரிசீலனை செய்யுங்கள்.
எச்சரிக்கை
பணத்தைத் திருப்பியளிப்பது குறிப்பிடத்தக்க தொகையை உள்ளடக்கியது என்றால், ஒரு வழக்கறிஞர் அல்லது உங்கள் உள்துறை சட்டக் குழுவானது சாத்தியமான கடன்களுக்கான கடிதத்தை மறுபரிசீலனை செய்ய வேண்டும் மற்றும் இந்த விஷயத்தில் உங்கள் கடமை என்ன என்பதை தீர்மானிக்கவும்.
