வாடிக்கையாளர்கள் புகார் கடிதத்தை எழுதுவதற்கு நேரத்தை எடுத்துக் கொண்டால், அவர்கள் வியாபாரத்தை அர்த்தப்படுத்துகிறார்கள். ஒரு அதிருப்தி வாய்ந்த வாடிக்கையாளர் தொலைபேசியில் புகார் செய்தால், அல்லது ஒரு புகார் குழப்பத்தில் முடிவடையும் மின்னஞ்சலைப் பற்றி புகார் செய்தால், ஒரு கடிதம் அதிகாரப்பூர்வமாக இருக்கும் மற்றும் பதில் தேவைப்படுகிறது. சி.இ.ஓ. உடன் தொடங்கும் புகாரின் கடிதங்கள், தலைமை நிர்வாக அதிகாரிக்கு இரண்டாவது கடிதம் ஒரு கெட்ட ஒளியில் உங்களை விடுவிக்கும் வகையில், சங்கிலித் திணைக்களத்தின் கீழ் பணிபுரியும் பணிக்கு முக்கியத்துவம் தேவைப்படுகிறது. புகார் கடிதத்தை கையாளுவது முதல் முறையாக நீங்கள் அதை செய்ய வேண்டிய கட்டாயத்தில் தோன்றலாம் என்றாலும், சரியான முறையில் அதைச் செய்ய உங்களுக்கு உதவ சில வழிகள் உள்ளன.
புகார் கடிதத்தை ஒப்புக் கொள்ளுங்கள். இது ஒரு தொலைபேசி அழைப்பு, ஒரு மின்னஞ்சல் அல்லது கடிதம் மூலம் செய்யப்படலாம். ஹொங்கொங் பாலிடெக்னிக் பல்கலைக்கழகம், "உங்கள் கடிதத்திற்கு நன்றி …" அல்லது "உங்கள் கடிதத்தை நான் குறிப்பிடுகிறேன் …" போன்ற கடிதங்களை அனுப்பியுள்ளேன்.
புகாருக்கு பதில் கடிதத்தை எழுத திட்டமிடுங்கள். புகார் கடிதம் முறையானது என்பதால், அது சாதாரண பதில் தேவைப்படுகிறது.
புகார் சட்டபூர்வமானதா என்பதைக் கவனியுங்கள். விசாரணையின் அடிப்படையில், நிறுவனத்தின் புகாரை ஏற்க அல்லது நிராகரிக்கப் போகிறதா என்று முடிவு செய்யுங்கள்.
ஏற்றுக்கொண்டால் பிரச்சனைக்கு மன்னிப்பு. "சிரமத்திற்கு நாங்கள் மன்னிப்புக் கோருகிறோம் …" அல்லது "எங்கள் உண்மையான மன்னிப்பை ஏற்றுக்கொள்ளுங்கள் …" போன்ற கண்ணியமான சொற்றொடர்களைப் பயன்படுத்துங்கள். ஆனால், புகார் நிராகரிக்கப்பட்டுவிட்டால், வாடிக்கையாளர் அதிருப்தி "நாங்கள் உங்கள் ஏமாற்றத்தை புரிந்து கொள்ளும்போது … "நாங்கள் உங்களுக்கு தெரிவிக்க வருத்தப்படுகிறோம் …"
புகார் ஏற்றுக் கொள்ளப்பட்டால் சிரமத்தை தீர்த்து வைக்கவும், "ஏன் தவறு ஏற்பட்டது …" அல்லது "உற்பத்தி குறைபாடு கண்டறியப்படவில்லை" போன்ற ஒரு விளக்கத்தை வழங்கவும் முன்மொழிகவும்.
பிரச்சனைக்கு பொறுப்பேற்றுக் கொள்ளுங்கள் மற்றும் அது ஏன் இன்னும் போகமாட்டேன் என்பதற்கான காரணங்கள் வழங்குகின்றன. "துரதிர்ஷ்டவசமாக உத்தரவாதங்கள் காலாவதியாகிவிட்டன" போன்ற சொற்றொடர்கள் எதுவும் இன்னும் நடக்காது என்று தெரிவிக்கிறது.
புகாரை ஏற்றுக் கொண்டால், பணத்தை திருப்பிச் செலுத்துங்கள், திரும்பப் பெறும் நல்லதை ஏற்றுக்கொள்ளுங்கள் அல்லது தள்ளுபடி செய்யுங்கள். ஹாங்காங் பாலிடெக்னிக் பல்கலைக்கழகம் "நல்ல விருப்பத்தின் அடையாளமாக …" அல்லது "நாங்கள் கொரியர் மூலம் ஒரு மாற்றுத்தினை அனுப்பியுள்ளோம் …" பொருத்தமான சொற்றொடர்களைக் கூறுகிறது.
மற்றொரு எழுத்தாளர் எழுத்தாளர் மூன்றாம் நபருக்கு - மற்றொருவர் அல்லது அமைப்பு - பொறுப்பு மற்ற இடங்களில் இருந்தால். "நாங்கள் உங்களுக்கு உதவ முடியாது என்று வருத்தப்படுகிறோம், ஆனால் உற்பத்தியாருடன் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும்."
