பல நிறுவனங்கள், பெரிய அளவிலான திட்டங்களைக் கொண்டிருக்கும் போது வெளியில் விற்பனையாளர்களைக் கொண்டுவருகின்றன. ஊழியர்களின் பற்றாக்குறை, வளங்கள் இல்லாமை மற்றும் திட்டத்திற்கு நிபுணத்துவம் இல்லாமை உள்ளிட்ட வேலைகளை அவுட்சோர்ஸிங் செய்ய பல காரணங்கள் உள்ளன. ஒரு முன்னோக்கு விற்பனையாளரைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது, ஒரு வணிக பெரும்பாலும் தகவல் கோரிக்கை அல்லது முன்மொழிவுக்கான கோரிக்கையை அனுப்புகிறது. உங்கள் அமைப்புக்கு எந்த வகையிலான கருவி சிறந்தது என்பதை தீர்மானிப்பதற்கு முன், இருவருக்கும் இடையே உள்ள வேறுபாடுகளை கருதுங்கள்.
தகவலுக்கான வேண்டுகோள்
தகவல், அல்லது ஆர்.எஃப்.ஐகளின் கோரிக்கைகள், ஆவணங்களைத் திட்டமிடுகின்றன. அவர்கள் முறைசாரா ஆவணங்கள் மற்றும் வழக்கமாக இரு கட்சிகளிடமிருந்தும் அர்ப்பணிப்பு தேவையில்லை. வருங்கால விற்பனையாளர் நிறுவனம், திறமைகள், திறமைகள் மற்றும் அனுபவங்கள் பற்றிய தகவல்களை சேகரிக்க RFI கள் வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளன. திட்ட விவரங்கள் மற்றும் வரவு செலவுத் திட்டம் பொதுவாக இந்த வகை ஆவணத்தில் சேர்க்கப்படவில்லை. நிறுவனம் ஒரு சிறிய திட்டத்திற்கான குறுகிய கால விற்பனையாளரை தேடும் போது மட்டுமே இந்த வகை தகவல் சேர்க்கப்பட்டுள்ளது.
முன்மொழிவுக்கான கோரிக்கை
முன்மொழிவு, அல்லது RFP களுக்கான கோரிக்கைகள், வெளியீட்டு விற்பனையாளர்களிடமிருந்து பிட்கள் மற்றும் திட்டங்களை ஈர்க்கும் சிக்கலான ஆவணங்கள் ஆகும். ஒரு RFP பொதுவாக திட்டத்தின் வரவு செலவு திட்டம், காலவரிசை மற்றும் நிபந்தனைகளையும், அதே போல் நிறுவனத்தின் குறிக்கோள்கள் மற்றும் குறிக்கோள்களையும் உள்ளடக்கியது. இது திட்டத்தின் குறிப்புகள் மற்றும் நோக்குகள் மீது கவனம் செலுத்துகிறது, மேலும் அது சாத்தியமான விற்பனையாளர்களிடமிருந்து ஒரு விரிவான பதிலைத் தீர்ப்பதற்கு வேலை செய்கிறது. விற்பனையாளர் பதில்கள் வழக்கமாக விற்பனையாளர் நிறுவனம், முன்மொழியப்பட்ட விலை மற்றும் விற்பனையாளர் எவ்வாறு செயல்படுத்துவது மற்றும் நிர்வகிப்பது குறித்த குறிப்பிட்ட விவரங்கள் ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியதாகும்.
செயல்முறைகள்
குறைந்த பட்ஜெட் திட்டங்களுக்கு தனியாக RFI பயன்படுத்தப்படுகிறது, மேலும் அதிக பட்ஜெட் திட்டங்களுக்கு தொடக்க புள்ளியாக உள்ளது. இது வழக்கமாக இந்த வகை ஆவணத்திற்கான பதில்களை அனுப்புவதற்கும், பெறுவதற்கும் பல வாரங்கள் எடுக்கிறது, மேலும் பொதுவாக 10 பக்கங்களுக்கும் குறைவாக உள்ளது. RFP அதிக பட்ஜெட் திட்டங்களுக்கு பயன்படுத்தப்படுகிறது, மேலும் திட்டத்தின் தகவல் சேகரிப்பு கட்டத்தின் முடிவில் பொதுவாக உருவாக்கப்படுகிறது. இந்த வகை ஆவணத்துடன் விற்பனையாளர் பதில்களை அனுப்பவும் பெறவும் பொதுவாக இது பல மாதங்கள் எடுக்கும், இது வழக்கமாக குறைந்தபட்சம் 20 பக்கங்கள் அல்லது அதற்கு மேற்பட்டது.
நன்மைகள்
RFI ஐ பயன்படுத்துவது சிறிய, குறைந்த தாக்கமான திட்டங்களுக்கு சாதகமாகும். இந்த ஆவணம் சாத்தியமான விற்பனையாளர்களிடமிருந்து அதிக நேரம் அல்லது முயற்சி தேவைப்படாது, ஏனெனில் திட்ட விவரங்களின் நீண்ட விளக்கங்களை மீண்டும் அனுப்ப வேண்டியதில்லை. எனவே நிறுவனங்கள் இந்த வகை ஆவணத்தை ஒரு பெரிய திட்டத்தின் நோக்கத்தை பற்றி மேலும் அறிய, முன்மொழிவு செயல்முறை தொடங்கும் முன். ஒரு RFP இன் நன்மை, நிறுவனத்தின் விற்பனையாளருடன் முன்னோக்கி நகர்த்துவதற்கும் ஒப்பந்தத் தொடரைத் தொடங்குவதற்கும் இது தயாரிப்பு செய்கிறது.
குறைபாடுகள்
ஒரு ஆர்.எஃப்.ஐக்கு எதிர்மறையானது, விற்பனையாளர்கள் தகவலை அனுப்ப விரும்புவதில்லை என்பதால், அவர்கள் நிறுவனத்தில் இருந்து மறைமுகமான உறுதிப்பாட்டைக் காணவில்லை. RFP இன் குறைபாடுகள் அதை அனுப்ப மற்றும் அதை பெற தேவையான நேரத்தை எடுத்துக்கொள்ளும் ஏற்பாடுகள் ஆகும். திட்டத்தின் ஒட்டுமொத்த நோக்கம் மற்றும் விவரக்குறிப்புகள் பற்றி ஒரு நிறுவனம் நிச்சயமற்றதாக இருந்தால், RFP ஐ எழுதுவது மிகவும் கடினமாக இருக்கலாம் அல்லது கணிக்க முடியாத விற்பனையாளர் பரிந்துரைகளை விளைவிக்கலாம்.
