ஒரு அலுவலகம் மெமோ எழுது எப்படி

உங்கள் மேற்பார்வையாளர்கள், சகவர்கள் மற்றும் துணை உறுப்பினர்கள் நன்கு அறிந்திருப்பது மென்மையான இயங்கும் அலுவலகத்திற்கு அவசியம். மின்னஞ்சல் மூலம் அல்லது தொலைபேசியில் தினசரி தகவல்களைப் பரிமாறிக் கொள்ளும் போது, ​​சில நேரங்களில் இது ஒரு அலுவலக மெமோவை எழுத வேண்டியது அவசியம், இது ஏற்கனவே நடைபெறும் விவாதங்கள் மற்றும் செயல்களை நினைவுபடுத்துகிறது (பணியாளர் மதிப்பீடுகள் உட்பட) மற்றும் / அல்லது அனைவருக்கும் வரவிருக்கும் மாற்றங்கள் குறித்து "தலைகள் வரை". உங்கள் எண்ணங்களைச் சேகரிக்கவும் பயனுள்ள மெமோவை எழுதவும் தெரிந்து கொள்ள வேண்டியது இங்கே.

நீங்கள் எழுத விரும்பும் குறிப்பின் நோக்கம் அடையாளம் காணவும். ஒரு குறுகிய வாக்கியத்தில் அதை சுருக்கமாக முயற்சி செய்யுங்கள். உதாரணங்கள்: புதிய ஊழியர்களுக்கான திசை; நடைமுறைப்படுத்துதல் சுற்றுலா கோரிக்கைகள் புதிய நடைமுறைகள்; விடுமுறை பாட்லக். இந்த வாக்கியம், உங்கள் குறிப்பின் மேலே உள்ள "Subject" வரியை நேரடியாக முகவரிகள் கீழே அமைக்கும்.

குறிப்புகள் செல்ல போகும் நபர்களை அடையாளம் காணவும். இது ஒரு சிலருக்கு மட்டும் தான் என்றால், அந்த மெமோ ஒவ்வொருவருக்கும் பெயர், தலைப்பு, மற்றும் துறை மூலம் அடையாளம் காணப்படும். எனினும், அது ஒரு பெரிய குழுவிற்குச் சென்றால், அவர்கள் ஒரு கூட்டுப் பெயரால் அடையாளம் காணப்படுவார்கள். எடுத்துக்காட்டுகள்: அனைத்து பணியாளர்களும்; பிரிவு 4 மேலாளர்கள்; கிளாரிக் உதவி ஊழியர்கள். இந்த தகவல் மெமோவின் "To" வரிசையில் வைக்கப்படும்.

உங்களிடமும் உங்கள் தலைப்பை "முதல்" வரிசையிலும் அடையாளம் காணவும். எல்லோரும் உங்களை "பாப்" என்று அறிந்திருந்தாலும், உங்கள் முதல் மற்றும் கடைசி பெயரை நீங்களே அடையாளம் காண வேண்டும்.

உங்கள் மெமோவின் உள்ளடக்கத்தை நிர்வகிப்பதில் "3 விதி" பின்பற்றவும்; குறிப்பாக, உங்கள் வாசகர்களிடம் நீங்கள் என்ன சொல்ல போகிறீர்கள், என்ன சொல்கிறீர்கள் என்று சொல்லுங்கள், நீங்கள் சொன்னவற்றை மீண்டும் வலியுறுத்தி முடிக்க வேண்டும். உதாரணமாக, ஒருவேளை உங்கள் குறிப்பு விடுமுறை பருவத்தின் கவனச்சிதறல்கள், திருடர்கள் மற்றும் வெற்று பார்வைக்கு விட்டு தனிப்பட்ட பொருட்களை போன்ற பொருட்களை திருட திருடர்கள் ஒரு பிரபலமான நேரம் என்று உங்கள் ஊழியர்கள் நினைவில் பற்றி. எச்சரிக்கையாக இருக்க வேண்டிய அவசியத்தை முதல் பத்தியில் அவர்கள் அறிவுறுத்துவார்கள். இரண்டாவது பத்தியில் மேசைகள் மற்றும் கதவுகளை பூட்டுவதைப் பற்றிய குறிப்புகள் மற்றும் பார்வையாளர்களை அதிகம் அறிந்திருப்பதைப் பற்றிய குறிப்புகள் வழங்கப்படும். சந்தேகத்திற்கிடமான நடத்தை கவனிக்கிறதா அல்லது அலுவலக திருட்டுக்கு ஆளாகிறார்களா என மூன்றாவது பத்தியில் நடவடிக்கை எடுக்க பரிந்துரைக்க வேண்டும்.

மெசேஜ்களுக்கு புல்லட் புள்ளிகளைப் பயன்படுத்தவும், அவை செயல்முறை உள்ளடக்கம் அல்லது பட்டியல் வகைகளை வழங்குகின்றன. இது ஒரு கதை விளக்கத்தில் அவற்றை உட்பொதிப்பதை விட பின்பற்றவும் புரிந்து கொள்ளவும் மிகவும் எளிதானது.

இடது மற்றும் வலது பக்கங்களிலும் பக்கத்தின் அடிப்பகுதியிலும் 1 அங்குல விளிம்புகள் விதிமுறைகளைக் கவனிக்கவும். உங்கள் பக்கத்தின் மேல் ஒருவேளை லெட்டர்ஹெட் சில வடிவம் அல்லது பல அங்குலங்கள் உங்கள் மேல் விளிம்பு கைவிட ஒரு டெம்ப்ளேட் உள்ளது. நீங்கள் லெட்டர்ஹெட் இல்லாவிட்டால், பக்கத்தின் மேல் இருந்து 2 அல்லது 3 அங்குல தடிமன் உள்ள "மெமோ" என்ற வார்த்தையை மையப்படுத்தியதன் மூலம் ஒரு அழகிய ஆவணத்தை நீங்கள் உருவாக்கலாம். "To:", "From:" மற்றும் "Subject:" இடது கை விளிம்புக்குள் தட்டச்சு செய்யப்படும். குறிப்பு உடலின் ஒற்றை இடைவெளி.

12 pt ஐப் பயன்படுத்துக. உங்கள் பெறுநர்கள் படிக்க எளிதாக இருக்கும் எழுத்துரு. Times New Roman மற்றும் Courier தரநிலைகள் உள்ளன; புத்தகம் மற்றும் பாலட்டினோ ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கவை.

அதை அச்சிடுவதற்கு முன் உங்கள் உள்ளடக்கத்தை நன்கு சரிபார்க்கவும்.

உங்களுக்கு தேவையான பல பிரதிகள் போலவே ஃபோட்டோகாப்பி மற்றும் அவற்றை பெறுபவர்களுக்கு விநியோகிக்கவும்.

குறிப்புகள்

• முடிந்தவரை, உங்கள் குறிப்பு ஒரு பக்கத்திற்கு வைக்கவும். ஒரு அலுவலகத்தில் எல்லோரும் செய்ய வேண்டியதைப் போலவே, பல பக்கங்களுக்கு செல்லும் எந்த மெமோவும் பின்னர் வாசிப்புக்கு ஒதுக்கி வைக்கப்படலாம், மேலும் இறுதியில் ஸ்டாக் கீழே உள்ள வழிவகுக்கும். உள்ளடக்கமானது அவசரத் தன்மை உடையதாகவோ அல்லது வரவிருக்கும் கூட்டத்தோடு தொடர்புடையதாகவோ இருந்தால், அவற்றின் நாள்காட்டி மீது வைக்க வேண்டும், இது உங்கள் வாசகர்கள் அதை தவறவிடுவதில்லை என்பதால், இது பொருள் வடிவில் உள்ளது என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.

எச்சரிக்கை

உங்கள் நினைவூட்டலின் உள்ளடக்கம் எதிர்மறையானது அல்லது ஒருவேளை ஒரு துஷ்பிரயோகம் நிறைந்த தருணத்தில் எழுதப்பட்டிருந்தால், அதை ஒரு சில மணிநேரங்களுக்கு அல்லது அடுத்த நாள் வரை ஒதுக்கி வைத்து மீண்டும் அதை வாசிக்கவும்.