ஒரு குறிப்பிட்ட ஆவணம் அல்லது கோப்பிற்காக தேடும் நேரங்களை நீங்கள் கண்டால், உங்கள் அலுவலகத்தின் அமைப்பு முறையை மாற்றுவதற்கு நேரமாக இருக்கலாம். உங்களிடம் பல கோப்புகள் மற்றும் கோப்புறைகள் இருந்தால், அவை அனைத்தையும் சென்று அவற்றை ஒழுங்கமைக்க சில நேரம் ஆகலாம். எல்லாவற்றையும் கண்டுபிடிக்க எங்கு வேண்டுமானாலும் நீங்கள் தெரிந்து கொள்வீர்கள் என்பதால், முடிவில் அது நன்றாக இருக்கும். நீங்கள் முழு அலுவலகத்தையும் ஒரே நேரத்தில் கைப்பற்றுவதாக உணர்ந்தால், நீங்கள் முடிக்கும் வரையான ஒரு நாளே ஒரு நாளைக்கு ஒரு முறை செல்ல முயற்சி செய்யுங்கள்.
உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்
-
இன்பாக்ஸ் / அவுட்பாக்ஸிலிருந்து
-
கோப்புகள்
-
கோப்புறைகள்
-
லேபிள்கள்
-
தாக்கல் கேபினெட் / தாக்கல் பெட்டி
உங்கள் மேஜையின் ஒரு மூலையில் ஒரு இன்பாக்ஸையும் வெளியையும் வைக்கவும். அனைத்து வெளிச்செல்லும் பில்கள், அறிவிப்புகள் மற்றும் பிற பொருட்களை அஞ்சல்பெட்டியில் அஞ்சல் அல்லது விநியோகிக்க வேண்டும். தினசரி இந்த பொருட்களை அனுப்பவும். இன்பாக்ஸில் உள்வரும் கோப்புகள், ஆவணங்கள் மற்றும் அஞ்சல் ஆகியவற்றை வைக்கவும். மேலும், இந்த பொருட்கள் மீது தினசரி நடவடிக்கை எடுக்கும் அல்லது செயல்படுகின்றன; இவ்வாறு, அவர்கள் ஒழுங்கீனம் இல்லை.
உங்கள் கோப்புகள் மற்றும் கோப்புறைகளுக்கான பிரிவுகளை உருவாக்கவும். உங்கள் வியாபாரத்தை பொறுத்து இது மாறுபடும். சில பிரிவுகள், கிளையண்டுகள், வரி விவரங்கள், விற்பனையாளர்கள் மற்றும் வரவிருக்கும் திட்டங்கள் போன்ற வெளிப்படையான அடையாளங்கள் இருக்கலாம். உங்கள் எல்லா ஆவணங்களையும் இந்த பெரிய வகைகளில் வகுப்பதில் கவனம் செலுத்துங்கள்.
பெரிய வகைகளை சிறிய துணைப்பிரிவுகளாக உடைத்து, பொருந்தினால். உதாரணமாக, உங்கள் வணிக வாடிக்கையாளர்களுக்கு இருந்தால், ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளருக்கும் ஒரு கோப்புறையை உருவாக்கவும். ஒரு வாடிக்கையாளர் ஆவணங்கள் ஒரு கோப்புறையில் பொருந்துவதற்கு மிக அதிகமானதாக இருந்தால், இந்த வகைகளை மேலும் உடைக்கலாம். பல்வேறு வகையான ஆவணங்களுக்கான வாடிக்கையாளர் கோப்பை வெவ்வேறு கோப்புறைகளாக பிரிக்கவும்.
உங்கள் எல்லா கோப்புகளையும் லேபிளிடுங்கள். சிஎன்என் மன்னிப்பு கோப்புகளை நீங்கள் எவ்வாறு தேடுகிறீர்கள் என்பதைப் பொருத்து பெயரிடுவதை பரிந்துரைக்கிறது. உதாரணமாக, ஒரு தெளிவற்ற கோப்பு "படிவம் 27G-28A," அது "இன்போசிஸ்" அல்லது இதேபோன்ற பொருந்தும் வகையை பெயரிடுவதை விட. இது விரைவில் ஆவணங்களை கண்டுபிடிப்பதற்கான வசதிகளை வழங்குகிறது.
ஒரு தாக்கல் மந்திரி, தாக்கல் பெட்டி அல்லது இதே போன்ற வாங்கல் உள்ள அனைத்து உங்கள் ஆவணங்களை வைக்கவும். உங்களிடம் பல கோப்புகள் இருந்தால், உங்கள் மேசைக்கு அடுத்தபடியாக நீங்கள் பயன்படுத்தும் ஒன்றை வைத்திருங்கள். நீங்கள் அலுவலக இடத்தை விட்டு வெளியேறினால், நீங்கள் தனித்தனி க்ளீட் சேமிப்புக் கிடங்கில் அல்லது மற்றொரு அறையில் ஒரு வருடத்திற்கு ஒரு முறை மட்டுமே பயன்படுத்தலாம்.
நீங்கள் உங்கள் கோப்புகளின் மூலம் வரிசைப்படுத்தும்போது குப்பைக்கு வடிவமைக்கப்பட்ட ஆவணங்களின் தனி பைலை வைக்கவும். ஒரு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட அலுவலகத்தை பராமரிப்பதற்கு பழைய மற்றும் பொருந்தாத ஆவணங்கள் சரியான நேரத்தில் துண்டாடப்படுகின்றன. நீங்கள் ஒரு ஆவணத்தை அகற்ற முடியுமா என்பதை நீங்கள் உறுதி செய்யாவிட்டால், சாத்தியமான குப்பைக்கு ஒரு அடைவைக் குறிக்கவும், நீங்கள் குறுக்கிட முடியும் வரை ஆவணம் பதிவுசெய்யவும்.
