கணக்காளர்கள் மற்றும் வக்கீல்கள் போன்ற தொழிலாளர்கள், முக்கியமான வணிக விஷயங்களில் வாடிக்கையாளர்களுக்கு கடிதங்களை எழுதுகின்றனர். தெளிவான, பயனுள்ள கிளையண்ட் கடிதங்களை தயாரிப்பதற்காக நிறுவனம் சில நடைமுறைகளை பின்பற்ற வேண்டும். ஒரு புதிய வாடிக்கையாளரை வரவேற்பது, வணிக விஷயத்தை விவாதித்தல் அல்லது ஆலோசனையை வழங்குதல் போன்ற பல நோக்கங்களுக்காக வாடிக்கையாளர் கடிதங்களை தொழில்முறை எழுதுகிறது. ஒரு கிளையன் கடிதத்தை தொழில் ரீதியாக எழுதவும், வாசிப்பவருக்கு புரியக்கூடிய ஒரு தெளிவான நோக்கத்துடன் வாசிக்கவும் எளிதாக்குங்கள்.
லெட்டர்ஹெட் பயன்படுத்தவும். பெரும்பாலான தொழில்முறை நிறுவனங்கள் வாடிக்கையாளர்களுடனான அனைத்து கடிதங்களுக்கும் லெட்டர்ஹெட் பயன்படுத்துகின்றன. லெட்டர்ஹெட் நிறுவனத்தின் பெயர், முகவரி மற்றும் தொலைபேசி எண் ஆகியவற்றைக் கொண்டுள்ளது.
கடிதம் முகவரி. ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு ஒரு கடிதத்தை எழுதுகையில், நபரின் பெயரைக் குறிப்பிடுவதன் மூலம் நேரடியாக அதை எழுதுங்கள். இது "அன்பே" என்ற வார்த்தையின் மூலம் தொடங்குகிறது, அதன் பிறகு நபரின் பெயர் அல்லது "டூ" என்ற வார்த்தையால் ஆரம்பிக்க முடியும்.
ஒரு சிறிய அறிமுகத்துடன் கடிதத்தைத் தொடங்குங்கள். அறிமுகம் இனிமையான மற்றும் உரையாடலை வைத்திருங்கள். உங்கள் நிறுவனத்தைப் பயன்படுத்துவதற்கு வாடிக்கையாளருக்கு நன்றி மற்றும் கடிதத்தின் காரணத்தை சுட்டிக்காட்டுங்கள்.
கடிதத்தின் உடலை உருவாக்குங்கள். கடிதத்தின் இந்த பகுதி கடிதத்தின் நோக்கத்திற்கான தகவல்களைக் கொண்டுள்ளது. இது வாடிக்கையாளருக்கு பொருத்தமான ஆலோசனை அல்லது பிற தகவல் இருக்கலாம்.
உங்கள் குறிப்பிட்ட துறையில் ஒரு தொழில்முறை மட்டுமே புரிந்துகொள்ளக்கூடிய விதிமுறைகளைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும். வழக்கறிஞர்கள் மற்றும் கணக்காளர்கள் அடிக்கடி தங்கள் துறையில் குறிப்பிட்ட சொற்கள் பயன்படுத்த, ஆனால் வாடிக்கையாளர்களுக்கு அறிமுகமில்லாத இருக்க முடியும். எந்தவொரு நபருக்கும் தெளிவாகத் தெரிந்த சொற்களைத் தேர்ந்தெடுங்கள், அவற்றின் பின்புலத்தைப் பொருட்படுத்தாமல்.
கேள்விகளைக் கேட்டு வாடிக்கையாளரை கேளுங்கள். கூடுதல் உதவி மற்றும் தகவலுக்காக நிறுவனத்தை தொடர்புகொள்ளும் அழைப்பு அனைத்து கிளையன் கடிதங்களின் ஒரு நிலையான பகுதியாகும்.
கடிதத்தில் கையெழுத்திடுங்கள். கடிதத்தின் கீழே உங்கள் கையொப்பத்தை சேர்க்கவும் மற்றும் ஆவணத்தை உங்கள் கிளையனுக்கு அனுப்பவும்.
